Электронная почта стала стандартным методом общения для бизнеса и тех, кто общается с бизнесом. Тем не менее, бывают времена, когда необходимо традиционное профессиональное деловое письмо. Это может быть для поиска работы, деловых предложений или даже юридических причин. Правильно отформатируйте письмо, чтобы получить наилучшие результаты. Современные бизнес-стили используют букву «блочный формат» для бизнеса, а не «стиль с отступом», используемый для менее формальных букв.
Создать фирменный бланк
На бланке указана ваша информация, включая ваше имя, название компании (если применимо), адрес и другую соответствующую контактную информацию, такую как номер телефона, факс и электронная почта. Большинство компьютерных программ обработки текста открывают раздел «заголовок», дважды щелкнув верхний дюйм пустой страницы файла. В стиле блока нет отступов или центрирования информации. Это просто блок информации вдоль левого поля. Этот заголовок используется только на первой странице.
Если вы не можете создать бланк в разделе заголовка, у вас есть два варианта. Переместите фирменный бланк к основному тексту в качестве первого блока или поместите сначала дату с вашими контактными данными между датой и информацией получателя.
Дата, адрес и приветствие
Дата, адрес и приветствие - первые три блока в главном разделе письма. Убедитесь, что вы не в разделе заголовка, нажав на главную страницу тела. Первая строка - это дата, отформатированная путем записи месяца с указанием дня и года, следующих за, например, 10 мая 2017 года.
Оставьте пустую строку между датой и адресным блоком получателя. Включите "Мистер", "Мисс" или "миссис" где применимо. Используйте полный адрес и контактную информацию, поместив информацию об улице в одну строку и город, указав в следующей. Пропустите строку для приветствия, за которым следует двоеточие, например «Уважаемая мисс Смит:».
Отформатировать тело письма
Между адресом и приветствием, или после приветствия, вы можете включить ссылку на письмо с кратким изложением темы, например, «RE: Должность руководителя». Затем продолжите писать тело письма. Используйте консервативный шрифт из 10 или 12 пунктов, например Times New Roman, Cambria или Arial. Абзацы не имеют отступов, расположены на левом поле и разделены одним пробелом. Поля должны быть один дюйм со всех сторон документа.
Переход на вторую страницу
Включите контактную информацию бланков только на первой странице письма. Как уже отмечалось, первая страница - это единственное место, где должен быть бланк с полным именем и адресом отправителя. В заголовке второй страницы должен быть указан номер страницы по центру. Вы также можете указать адресат письма на левом поле и дату на правом поле, что поможет читателю идентифицировать документ в случае разделения двух страниц.
Закрытие письма
Письма закрываются блоком подписи. Закройте письмо на второй странице, используя нейтральное, но дружественное закрытие, такое как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». За закрытием следует запятая, четыре пробела и ваше имя. Включите название, если таковое имеется, под своим именем. Подпишите письмо синими или черными чернилами в поле над вашим именем.
Если вы включили в письмо что-либо, например, резюме или предложение, вы должны заметить, что под вашим именем есть «вложения» в две строки.
