Письма о намерениях являются официальными документами, которые являются частью пути между предложением и юридическим договором. В них изложены основные детали коммерческой сделки или исследовательского предложения с целью разъяснения всем вовлеченным сторонам ключевых моментов. Из-за своей природы эти буквы имеют особую структуру; поэтому важно знать, как отформатировать письмо о намерениях.
Откройте новый файл в вашем текстовом редакторе. Введите свое имя и адрес в первые три-четыре строки документа. Оставьте пустую строку и введите имя и адрес получателя письма. Оставьте еще одну пустую строку и введите дату. Добавьте еще две пустые строки. Начните собственно письмо, адресовав его получателю по имени; такие как «Дорогой мистер Джонс».
Начните первый абзац с объяснения, почему вы пишете. Если это деловое письмо, укажите предыдущие сделки с компанией, которые привели вас к предварительным соглашениям, которые вы уже заключили. Если это письмо о намерениях колледжа или университета, кратко объясните свое происхождение и полномочия; такие как соответствующие квалификации и опыт.
Начать новый абзац. Детализируйте ваше предложение, включая соответствующие детали по всем согласованным аспектам проекта. Это может занять два или более абзаца, в зависимости от сложности проекта. Для бизнеса обязательно изложите простым языком каждый аспект проекта; от ценообразования до прогнозируемых сроков завершения или поставки. Для предложений по исследованиям объясните, какова цель исследования и как оно будет достигнуто.
Добавьте последний абзац. В деловом письме о намерениях этот параграф предназначен для определения любых специальных терминов, используемых в набросках проекта, и подробного описания любой дополнительной информации, такой как согласованный крайний срок для принятия окончательных условий. Для исследовательских писем добавьте в предложение любую дополнительную информацию, например, имя любого преподавателя или наставника, которого вы уже выстроили в очередь.
Напишите последнюю заключительную строку, запрашивая ответ на ваше письмо о намерениях. Добавьте подпись в автономном режиме, например, «Искренне Ваш». Оставьте три-четыре пустых строки, в которых вы можете подписать свое имя при печати письма. Введите свое имя, свою квалификацию (при необходимости). Если вы пишете деловое письмо о намерениях, добавьте свою должность в компании под своим именем. Сохраните копию письма для ваших записей.
подсказки
-
Поскольку получатели этих писем о намерениях, скорее всего, получат много таких писем, а также будут иметь дело с другими делами, важно, чтобы вы оставались краткими. Вы должны включать только те детали, которые имеют отношение к проекту, и даже тогда включать только те детали, которые уже были согласованы. Все остальное может подождать последующих дискуссий.
Предупреждение
Письма о намерениях существуют в туманной правовой сфере между предложениями и фактическими контрактами. Поскольку они представляют собой заявление о месте проведения переговоров, а не документ, в котором подробно описывается обязывающее соглашение, вопрос о том, являются ли какие-либо условия контракта в конечном итоге обязательными для обеих сторон, будет зависеть от судов, если сделка позднее станет неудачной. Всегда консультируйтесь с юристом, прежде чем действовать в соответствии с условиями письма о намерениях.
