Бюджет канцелярских товаров представляет собой разбивку расходов, которая может служить планом расходов. В письменной форме в бюджете указывается, как компания будет расходовать средства, предназначенные для расходных материалов, используемых в офисной деятельности. План должен быть реалистичным, чтобы его можно было легко понять и придерживаться. Бюджет канцелярских товаров является необходимым инструментом для оценки общих расходов бизнеса. Подготовка бюджета позволит вам эффективно управлять расходами и поддерживать разумный диапазон операционных расходов, который не будет превышать доходы от бизнеса. Бюджет основных канцелярских товаров обычно включает только те расходы, которые абсолютно необходимы для эффективного ведения бизнеса. Бюджет может быть увеличен с течением времени по мере необходимости, пока бизнес растет.
Просмотрите товары канцелярских товаров, которые необходимы для ведения бизнеса. Создайте электронную таблицу для перечисления таких элементов, как ручки, различные виды бумаги, маркеры, карандаши, чернила для принтера, сшиватели и скрепки, скрепки для бумаг, папки с файлами, почтовые принадлежности, конверты и ленты. Не забудьте включить элементы, которые являются специфическими для вашего конкретного бизнеса. Например, если вы предоставляете резервную копию данных или имеете дело с хранилищем мультимедиа, вам понадобятся компакт-диски или DVD-диски и другие специальные расходные материалы и оборудование.
Просмотрите стоимость предметов и получите ежемесячное общее количество для каждого предмета. Документирование расчетов в электронной таблице. Добавьте все отдельные номера для каждого элемента вместе для итогового ежемесячного бюджета. Затем умножьте месячную сумму на 12 на сумму годового бюджета на канцелярские товары. Добавьте дополнительные 10 процентов для расширения.
Исследуйте различных поставщиков канцелярских товаров, чтобы найти наиболее выгодные цены. Создайте отдельную электронную таблицу для сравнения данных от разных поставщиков по товарам, которые вы регулярно используете для ведения бизнеса. Независимые поставщики часто будут предоставлять вам предложения. Рассчитайте оценки поставщиков для приблизительной среднемесячной стоимости. Включите эти данные плюс 10 процентов в электронную таблицу.
Сравните итоговые оценки поставщиков с вашими текущими и первоначальными оценками. Создайте копию исходной таблицы с оценками из шага 1 для использования при рассмотрении изменений цен. Используйте новую таблицу в качестве шаблона для текущего бюджета. Отрегулируйте цены на товары, найденные дешевле у разных поставщиков. Запишите поставщика, цену и дату в таблице для дальнейшего отслеживания. Рассмотрите каждый пункт в списке и исключите те, которые не являются абсолютно необходимыми.
Оценивайте и просматривайте бюджет ежемесячно. Попробуйте использовать бюджетный инструмент, например, тот, который предлагает Microsoft для управления финансами канцелярских товаров. Разработать систему постоянного мониторинга бюджета канцелярских товаров. Регулярно корректируйте и пересматривайте цены и использование ресурсов. Отрегулируйте бюджет в соответствии с новыми результатами и по возможности обрежьте. Если происходит перерасход, предпримите шаги, чтобы найти сокращения другими способами, воспользовавшись продажами и предложениями других поставщиков.
