Волонтеры предлагают свои услуги благотворительным организациям, церквям и другим организациям бесплатно. Однако, хотя волонтеры отдают свободное время, многие организации не хотят, чтобы их добровольцы платили добровольцам, потому что они используют свой собственный бензин и транспортные средства, чтобы добраться до своей волонтерской работы, а некоторые даже используют свои личные транспортные средства для выполнения работы., Если организация может себе это позволить, она часто возмещает волонтерам их транспортные расходы. Однако необходимо соблюдать осторожность, чтобы не создавать налоговые обязательства для волонтера.
Форма W-9
Форма W-9 представляет собой запрос на идентификационный номер налогоплательщика. В случае добровольцев это будут их номера социального страхования. Также запрашивается количество исключений, которые есть у волонтера. Если организация собирается предложить компенсацию волонтерам, то эту форму необходимо заполнить. Если возмещения остаются необлагаемыми, тогда информация не понадобится, кроме как в бухгалтерском учете организации, чтобы показать, кому были выплачены возмещения.
возмещение
Чтобы не считаться доходом, необходимо возместить фактические командировочные расходы, которые могут быть задокументированы в соответствии с подотчетным планом. Это означает, что добровольцы должны предоставить документацию о расходах и что любое возмещение сверх фактических расходов должно быть возвращено. Документация должна указывать время, место, бизнес-цель и сумму расходов.
Расходы на транспортировку
Транспортные расходы указаны для местных транспортных расходов. Хотя это обычно делается на автомобиле, оно может включать авиабилеты, билеты на автобус, стоимость трансфера и стоимость такси. Также любые сборы и плата за парковку. Для поездок на личном автомобиле может быть трудно определить фактические затраты на такие вещи, как замена масла или заправка бензином. Проще возместить добровольцу за милю до федерального стандартного уровня возмещения пробега.
Путевые отчисления
Федеральное правительство устанавливает ставки возмещения расходов на деловые, благотворительные, медицинские услуги и оплату миль в год, исходя из затрат на эксплуатацию транспортных средств. Если добровольцам возмещается сумма, превышающая федеральную ставку, превышение считается доходом, и в этом случае потребуется информация в форме W-9. Если волонтеру возмещается по более низкой ставке, он также может потребовать разницу между фактической ставкой возмещения и федеральной ставкой в качестве вычета из федерального подоходного налога.
