Абоненты могут оставлять сообщения в вашей голосовой почте по разным причинам. Некоторые сообщения могут быть дружескими напоминаниями о важной деловой информации и контактах. То, что вы говорите в своем сообщении голосовой почты, будь то личная голосовая почта или деловая голосовая почта, будет играть важную роль в том, какую информацию вы получаете от абонентов. Существует некоторая базовая информация, которую вы всегда должны включать в свою голосовую почту.
Исходящее сообщение
Первое, что вы должны сделать, оставив исходящее сообщение, - это указать свое имя, организацию и номер телефона. Второе, что вы должны сделать, это обратиться к вам доступности. Например, вы можете сказать, что вы не доступны, и указать время и день, когда вы вернетесь. Наконец, подробно опишите тип информации, которую вы хотите вернуть в голосовой почте, например имя, компанию, номер и, возможно, сообщение. Типичная исходящая голосовая почта может звучать так: «Я Боб Смит из Sampson, Inc. на 555-555-5555. Я не буду доступен до 4 часов сегодня, но, пожалуйста, оставьте свое имя, компанию и номер, и я немедленно перезвоню. Спасибо. ”Не забудьте быть кратким и давать ясные, краткие инструкции звонящему.
Избегайте проблем
Звонящие могут иногда звонить по неправильным номерам. Не указав свое имя, организацию и номер телефона в исходящем сообщении, вы часто можете получать сообщения, не предназначенные для вас. Указав эту информацию, вы убедитесь, что звонящий знает, что он набрал нужного человека или набрал правильный номер. Вы можете или не можете рекомендовать своему абоненту оставить сообщение. Если вы не поощряете их оставлять сообщения, вам будет трудно судить о важности телефонного звонка. Если вы получаете множество сообщений голосовой почты, эти сообщения важны для определения того, какие телефонные звонки необходимо вернуть, и как подготовиться к ответному телефонному звонку. Если вы поощряете сообщения, вам следует попросить абонента быть кратким или обобщить сообщение. Голосовая почта с длинными пояснениями может стать громоздкой или ненужной, тратя впустую ваше время.
Добавить E-Mail, Социальные сети
Поскольку через социальные сети передается так много информации, вам, вероятно, следует подумать о добавлении контактной информации в Интернете к исходящему сообщению. Задача в том, чтобы оставить контакты в социальных сетях, - заставить звонящего понять, где его оставить. Может потребоваться, чтобы вы указали свое имя и не предполагали, что звонящий знает. Если вы хотите, чтобы звонящий оставил сообщение на ваш адрес электронной почты, вы можете сказать: «Вы можете оставить мне адрес электронной почты в Bob Smith на Sampson dot com» или «Вы можете оставить сообщение в bobsmith». at sampson dot com. ”Придерживайтесь своего суждения, но, указав свое имя и название своей компании, звонящий получит лучший шанс получить правильную информацию. Не стоит упоминать URL-адреса, такие как Facebook или Twitter, потому что они могут сбивать с толку. Если вы считаете, что это лучшее место, где можно оставлять свои сообщения, скажите в исходящем сообщении: «Вы также можете оставить мне сообщение на моей странице в Facebook».
