Аккуратные рабочие столы и аккуратные рабочие столы лишь царапают поверхность того, что означает хорошая организация. Вместо этого организация ваших сотрудников часто означает уход за кулисы и решение офисных задач изнутри. Это также может означать использование творческого мышления, а также традиционных и очевидных мер в вашем подходе к организации сотрудников.
Остановить многозадачность
Хотя может показаться, что многозадачность - это хороший способ выполнить больше работы, одновременное выполнение нескольких задач одновременно снижает производительность и мешает вашим попыткам организовать сотрудников. По данным Американской ассоциации управления, чистое снижение производительности может достигать 75 процентов. Установите четкое правило, требующее от ваших сотрудников расставлять приоритеты для действий и задач, и в первую очередь работать над задачей или заданием с наивысшим приоритетом. Это не только повышает производительность и снижает стресс, но и приводит к лучшей организации рабочего процесса.
Создать информационный репозиторий
Определите и настройте центральное расположение, такое как платформа веб-приложений или общий сетевой диск, для хранения форм, шаблонов документов, копий политик компании и любой другой информации, которую сотрудники часто делятся или получают к ней доступ. Наличие единого места для хранения общедоступной информации облегчает доступ и помогает всем организоваться. Точно так же центральный календарь компании или отдела совместно информирует всех о том, что происходит, и помогает сотрудникам создавать ежедневные и еженедельные планы.
Встречи и коммуникации
Установите четкие ожидания, делегируйте задачи и заблаговременно уведомляйте об изменениях, когда это возможно. Уведомление сотрудников о том, что вы ожидаете и над чем вы хотите, чтобы они работали, позволяет заблаговременно планировать и лучше организовывать. Проводите еженедельные или ежемесячные индивидуальные и групповые встречи, чтобы оценить прогресс в достижении поставленных целей.Обращайтесь к хорошей организации напрямую с помощью семинаров, выступающих с докладами и работы с сотрудниками, которые борются за улучшение своих организационных навыков. Поощряйте делать заметки во время встреч, чтобы уменьшить вероятность того, что забывчивость повлияет на хорошую организацию.
Разрешить время для планирования
Требуйте от сотрудников выделить 15 минут для планирования в конце каждого дня. Включите дополнительные 15 минут каждую пятницу во второй половине дня, чтобы просмотреть расписание на следующую неделю и подготовиться к предстоящей неделе. Помощь вашим сотрудникам в улучшении их навыков планирования также улучшает организацию, позволяя им готовить материалы или информацию заранее. Предварительное планирование может также помочь сотрудникам увидеть, где они могут пытаться вписаться слишком много в рабочий день, что указывает на необходимость перераспределить ежедневные цели или обратиться за помощью.
