«Лучше получить его в письменной форме» - одно из самых распространенных предостережений в мире бизнеса. Это письмо заставляет чувствовать себя уверенно в сделке, как будто они защищены, потому что все четко выражено. При ведении бизнеса возможность объяснить себя на странице может иметь значение в переговорах и общении не только с коллегами по бизнесу, но и с клиентами и потенциальными клиентами.
Каковы основные элементы общения?
Люди общаются тремя способами: в устной, невербальной и письменной форме. Эффективная речь и уверенный невербальный язык имеют большое значение для того, чтобы договориться о ланче или общении в толпе, но именно письменность возглавляет список профессиональных навыков, которые ищут работодатели.
Не каждый может работать в комнате, и не каждый может командовать страницей, но если вы можете овладеть как устным общением, так и эффективным письмом, то это карьерный удар один-два, который действительно мало кто получит.
Независимо от того, общаетесь ли вы лично, через видео, по электронной почте, по телефону или через социальные сети, очень важно понимать это сообщение. Но общение - это улица с двусторонним движением. Быть способным выразить себя важно, но слушание - это золото, особенно в бизнесе. Хорошее слушание должно быть в верхней части руководства по эффективному устному общению. На самом деле услышать (или прочитать), что говорят ваши коллеги, работодатели и клиенты, усвоить это и ответить так, чтобы удовлетворить их потребности и проблемы, - это величайший навык, который вы когда-либо освоите, и который будет одинаково полезен в вашей личной жизни.
Что такое письменное общение?
Письменность используется больше сегодня, чем когда-либо в истории человечества. От обновлений Facebook и рассылок по электронной почте до текстовых сообщений и бизнес-отчетов, слова везде. Письменное общение - это все, что использует слова и язык в печатном виде или на экране, на стене или на доске, чтобы передать сообщение.
То, как вы используете свои слова, может и должно варьироваться в зависимости от платформы, через которую вы выражаете себя. В бизнесе это означает быть немного более формальным. На бизнес-страницах Facebook это означает быть менее формальным. В электронных письмах это означает быть ясным, но кратким. Легендарный писатель коммуникаций Маршалл Маклюэн однажды сказал: «Среда - это сообщение», и сегодня это все еще верно, но среда определяет сообщения.
Демистификация письменного общения
Каждый профессиональный писатель часто говорит другим, что им «так повезло», что они могут хорошо писать, потому что большинство людей сетуют на то, как что-то теряется между мозгом на странице.
Но письмо похоже на любой навык или талант: чем больше ты это делаешь, тем лучше ты становишься. Не делай этого, и ты будешь терпеть неудачу каждый раз. Когда вы начнете писать больше, делайте это медленнее и более вдумчиво, и вскоре вы станете увереннее, и слова будут приходить быстрее. Ежедневно ведите дневник для мозгового сброса, потому что это помогает вашему разуму проясниться, что, в свою очередь, помогает другим попыткам письма.
И всегда, всегда редактирую. Разница между кем-то, кто думает, что он едва сносен в письменной форме, и профессиональным писателем заключается не только в навыке или практике или в нематериальном даре таланта, но и в редактировании. Большинство профессиональных писателей не редактируют один или два раза, они редактируют несколько раз. При редактировании представьте, что у вас нет подсказки о том, о чем вы написали, и читайте ее так, как будто вы читаете ее в первый раз. Прочитайте его, чтобы услышать голос в своей голове, и если вы наткнетесь на что-то во время чтения, скорее всего, потому что вы не выразили эту мысль четко. Попробуйте переписать предложение, изменить его порядок или найти более конкретные слова. И затем отредактируйте снова.
Каковы элементы эффективного письма?
Выбор слова, синтаксис, пунктуация и стиль - все это очевидные элементы эффективного письма. Без них все остальное не считается заслуживающим доверия.
Но все это не имеет значения, если в написании нет хорошей центральной идеи или цели. Для чего нужна связь и что нужно понимать? Или, на современном языке, что за вынос?
Тогда это должно быть хорошо организовано. Идея должна быть введена широкими штрихами в первом параграфе и объяснена или разъяснена в последующих параграфах. Предположим, что человек, читающий его, не настолько знаком с этой темой и объясняет четко, но не покровительствует. Подкрепите идею доказательствами или примерами или используйте цитаты, которые поддерживают сообщение, которое вы передаете.
В заключение обращайтесь к идее, которую вы высказали в начале, но избегайте использования таких фраз, как «в заключение».
Например, допустим, вы открываете рабочее электронное письмо с чем-то вроде: «В последнее время произошла некоторая дискуссия вокруг идеи создания документации, ориентированной на клиента, для улучшения коммуникации и повышения доверия. Я поддерживаю это предложение, потому что… »Великий вывод может привести к этому открытию, например:« В конечном итоге, переписка с клиентом может показаться еще одной обременительной обязанностью, но я считаю, что отдача будет заключаться в том, что в конечном итоге будет получено меньше запросов из синий и создание лучшего продолжающегося диалога и большего доверия. Я с нетерпением жду, чтобы обсудить это более подробно ».
Полезное написание книг и приложений
К сожалению, судить о таких вещах, как пунктуация, не всегда легко, но реальность такова, что люди, как правило, пользуются большим уважением и доверием, когда хорошо выражают свои мысли в письменной форме.
Если вы часто испытываете затруднения из-за слов, потому что не уверены в своей грамматике, синтаксисе или пунктуации, вы далеко не одиноки.
Сегодня такие программы, как Microsoft Word, имеют базовое редактирование грамматики и синтаксиса, поэтому используйте их для первых черновиков. Но в этом блоке есть новые игроки, такие как приложение Hemingway Editor, которое также имеет настольный сайт, где вы можете скопировать и вставить свое письмо, чтобы увидеть четко выделенные разделы, указывающие, где вы ошибаетесь, с предложениями по его улучшению. Даже профессиональные писатели используют это приложение.
Многие профессионалы также любят писать книги, такие как «Элементы стиля» Уильяма Струнка и «Написание _» Стивена Кинга.
Основные деловые советы
- Остановись и подумай. Писатели думают прежде, чем они пишут, и это делает всю разницу в ясности. Есть план, прежде чем начать. Не хороните это. Держите свою главную идею впереди и в центре. Начни там, не вставляй три абзаца вниз.
- Держите это дешево и просто. Прекратите использовать слова за 5 $ - получите ценность своих денег, говоря просто и ясно. Скажите «используйте», а не «используйте». Не используйте жаргон, не пытайтесь звучать умно, пусть ваши идеи быть умным. Язык на каждый день будет выражать ваши идеи намного лучше, и вы будете чувствовать себя более комфортно, когда будете писать - и это будет видно, когда другие его прочтут.
- Не трать слова. Используйте как можно меньше слов и убивайте фразы из нескольких слов. «Конечный результат» должен быть просто «результатом», и есть еще много примеров. (Microsoft Word отлично подходит для обозначения этих напрасных фраз)
- Уменьшите прилагательные и наречия. Используйте конкретные слова. «Четырехдверный автомобиль» - это седан. Быстро бегать - это "спринт". Используйте тезаурус, чтобы расширить свой выбор.
- Пишите больше и читайте больше, чтобы быть лучше. Чтение большего количества книг поможет вам лучше подготовиться к письму. Ежедневные записи, будь то в журнале или в длинном посте на Facebook для вашего бизнеса, помогут вам стать более уверенным в самовыражении.
- Всегда знайте свою аудиторию. Для кого вы пишете, может и должен изменить то, что вы говорите и как. Будьте внимательны к тому, кто вас читает.
- Никогда не отправляйте свой первый черновик. Даже профессиональные писатели перестают перечитывать и переделывать свои электронные письма. Первый черновик никогда не бывает идеальным.
- Редактировать, редактировать, редактировать, редактировать. Редактирование изменит вашу жизнь.
