Существует множество видов письменного общения, используемых в бизнесе. Компании используют письменное общение, чтобы проинструктировать сотрудников о политике компании, информировать клиентов о продуктах и услугах, а также информировать инвесторов о корпоративных стратегиях. Ключ к написанию эффективного делового общения - адаптация сообщения для вашей целевой аудитории. Пишите ясно, просто и кратко, чтобы люди могли легко понять ваше сообщение.
Сообщения электронной почты
Электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, согласно интернет-справочнику Startupbizhub. Бизнес-профессионалы используют электронную почту, чтобы отправлять документы, назначать встречи, подтверждать встречи и связываться с кандидатами на работу. Несмотря на относительную непринужденность, ваши электронные письма должны выглядеть профессионально. Убедитесь, что вы адресуете свои электронные письма всем предполагаемым сторонам. Если оставить только одного человека, это может помешать эффективности вашей электронной почты. Кроме того, укажите конкретную тему вашего письма в области «Тема». Избегайте написания длинных абзацев в ваших письмах. Вместо этого разбейте текст на более короткие абзацы и маркированные точки, сообщает интернет-журнал Forbes.
Предложения
Предложения - это документы, в которых описываются предстоящие проекты. Например, бизнес-консультанты и рекламные агентства подают предложения компаниям для проектов или специальных заданий. Менеджер по маркетингу может подать предложение в отдел исследований и разработок для проведения исследования продукта. Предложения часто составляют всего одну или две страницы. Многие компании используют специальные формы для своих предложений. Убедитесь, что вы четко определили все этапы и задачи проекта в вашем предложении. Включите связанные с этим расходы по каждой конкретной задаче. Например, перечислите затраты на печать, почтовые отправления и почтовые расходы, если вы пишете предложение для проекта прямой почтовой рассылки.
Отчеты
Отчеты - это еще один тип письменного делового общения. Компании используют отчеты для информирования сотрудников о различных аспектах бизнеса. Например, финансовый отдел напишет финансовые отчеты для подведения итогов прибыли и продаж компании. Аналогичным образом, менеджер по маркетинговым исследованиям может написать отчет, в котором обобщены результаты опроса клиентов по телефону. Напишите свои отчеты в структурированном формате. Предоставьте краткое введение в ваш отчет. Например, сообщите руководителям отделов, как и когда вы проводили опрос по телефону. Включите ключевые цели, которые вы намеревались для проекта. Кратко изложите свои выводы в основной части своего доклада. Добавьте графики и диаграммы для уточнения более сложных понятий. Включите в свое резюме раздел с кратким изложением основных результатов или результатов. Кроме того, всегда включайте сопроводительное письмо в свой отчет, чтобы представить его менеджерам или руководителям.
Брошюры
Брошюры - это литература, в которой представлены ваши товары и услуги. Компании используют брошюры, чтобы продавать продукты или помогать торговым представителям с продажными звонками. Компании выпускают брошюры разных форм и размеров. Некоторые брошюры имеют размер букв, а другие сложены пополам или на треть. Используйте цвета и изображения в своих брошюрах, в которых представлены ваши основные продукты или услуги. Разбейте каждую страницу вашей брошюры с большим количеством пустого пространства, что делает брошюру более читабельной.
