Не установленный формат факса подходит для любой ситуации. Тем не менее, следование некоторым общим правилам поможет получателю факса быстро найти информацию на факсе. Эти рекомендации также гарантируют, что у получателя не возникнет проблем при получении факса, и что вы избежите проблем при его отправке.
Храните факс длиной от 10 до 12 страниц. Многие факсимильные аппараты малого офиса не могут обрабатывать слишком много страниц одновременно. Большие факсы также связывают телефонные линии, используемые совместно с факсимильными аппаратами. Разбейте факс на несколько партий, если вам нужно отправить более 10–12 страниц. Скажите получателю ожидать более одного факса от вас.
Отрегулируйте поля страницы или размер шрифта, чтобы уменьшить количество страниц. Тем не менее, помните, что шрифты меньшего размера могут быть не слишком просты для чтения, а небольшие поля могут выглядеть непрофессионально, как в резюме. Используйте по крайней мере 11-точечный шрифт.
По возможности пишите факсы в формате делового письма. Поля должны быть один дюйм с левой и правой сторон и полтора дюйма сверху и снизу, если это возможно. Пробел в вашем письме, двойной интервал между абзацами. Включите строку даты вверху и блоки адреса для отправителя и получателя перед приветствием. Адресный блок отправителя идет первым.
Включите титульный лист с вашим факсом. Титульный лист не обязательно должен соответствовать определенному формату, но он должен содержать как контактную информацию отправителя, так и получателя, количество страниц, содержащихся в факсе, и строку темы, в которой указано, что такое факс. Добавьте несколько строк для любых личных комментариев относительно факса. Контактная информация может включать имена людей и компаний, названия отделов, адреса, адреса электронной почты и номера телефонов. Сопроводительное письмо должно быть легко читаемым, чтобы получатель мог быстро найти информацию о нем.
Избегайте отправки факсов с графикой, если это возможно. Они отправляют и получают слишком много времени и тратят много чернил. Кроме того, они обычно не очень хорошо видны на факсах из-за некачественной печати.
