Отслеживание и заказ расходных материалов для большой организации, такой как школа, может быть сложной задачей. Каждая модель принтера использует свой тип чернильного картриджа или тонера, и каждый чернильный картридж будет печатать разное количество страниц, прежде чем его нужно будет заменить. Несмотря на то, что вы можете следить за порядком заказа чернильных картриджей с помощью списка, созданного с помощью бумаги и карандаша, создание электронной таблицы для хранения всей необходимой информации сэкономит время и позволит более эффективно со временем составлять бюджет для чернил.,
Создайте новую пустую электронную таблицу для отслеживания заказа картриджей с помощью программы для работы с электронными таблицами на вашем компьютере. Скорее всего, ваш компьютер поставляется с Microsoft Excel, установленной как часть Microsoft Office. Если у вас нет Excel, загрузите и установите бесплатный офисный пакет, такой как OpenOffice, или используйте онлайн-инструмент, такой как Google Docs, к которому вы можете бесплатно получить доступ, если зарегистрируете бесплатную учетную запись Gmail.
Определите, какую информацию вы хотите отслеживать. Это будет зависеть от конкретного случая, и одно из преимуществ использования электронной таблицы заключается в том, что вы легко можете изменить информацию, которую вы отслеживаете, по мере изменения ваших потребностей. Для начала попробуйте отследить номер комнаты, в которой установлен каждый принтер, тип принтера, типы чернильных картриджей или тонера, которые принтер использует, сколько вы заплатили за чернила и дату, когда вы последний раз заказывали сменные чернила.
Сначала введите заголовки для столбцов таблицы. Обратите внимание, как настроена пустая таблица. Есть ряд чисел, бегущих по вертикальной оси и ряд букв через горизонтальный доступ. В первой ячейке или строке 1 столбца A введите «Номер комнаты». В строке 1 столбца B введите «Модель принтера». «Модель чернильного картриджа» идет в строке 1 столбца C и т. Д. До тех пор, пока вы не введете заголовок столбца для каждого фрагмента информации, которую вы хотите отслеживать.
Выберите первый принтер, который вы хотите ввести в электронную таблицу, и начните с ввода номера комнаты в столбце 2 строки 2. Введите модель принтера в столбце B строки 2, а затем продолжайте вводить всю соответствующую информацию в соответствующий столбец, включая дату, когда вы последний заказанный чернила.
Введите информацию для следующего принтера, начиная со строки 3, столбец A, а затем введите другие данные для этого принтера в каждом соответствующем столбце. Продолжайте вводить информацию для каждого последующего принтера в новой строке, пока не будут перечислены все ваши принтеры и информация о принтере. Когда вы закончите, сохраните вашу электронную таблицу на жесткий диск компьютера.
Создайте дополнительные пустые столбцы даты для записи каждый раз, когда вы заказываете чернила для конкретного принтера. Когда закончите, сохраните файл на жестком диске, чтобы вы могли использовать его при следующем заказе расходных материалов.
подсказки
-
Используйте специальное форматирование, чтобы выделить важную информацию или в качестве организационной помощи. Например, используйте жирный шрифт для заголовков столбцов и цветной шрифт для группировки принтеров в одной организационной единице. Например, вы можете использовать зеленый для принтеров факультетского использования, синий для принтеров студенческого использования и оранжевый для принтеров, установленных в библиотеке.
Через некоторое время - например, семестр или учебный год - общее количество, потраченное на чернила каждого принтера в течение этого периода. Вы можете использовать эту информацию, чтобы заметить, используются ли некоторые принтеры чаще, чем другие, является ли один принтер более рентабельным, чем другой, и даже какие отделы или классные комнаты используют больше чернил - информация, которая может быть полезна как для переупорядочения, так и для составления бюджета цели.
