Запрос предложений (RFP) - это письменное заявление клиента, выражающее деловую потребность и спрашивающее, как вы предлагаете удовлетворить эту потребность и сколько будет стоить ваша услуга или продукт. Создание схемы перед написанием ответа на запрос клиента помогает убедиться, что все требования проекта были учтены, а ваше предложение соответствует формату документа, указанному в запросе предложений.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Запрос предложений
-
Приложение для обработки текста
-
принтер
Внимательно прочитайте запрос клиента, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете ожидания. Уточняйте любые вопросы раньше, чем позже. Большинство запросов предложений указывают период вопросов и ответов для респондентов.
Создайте схему в формате и порядке, определенных в запросе предложений, чтобы продемонстрировать способность следовать указаниям. Некоторые запросы предложений оставляют организацию предложения на ваше усмотрение, в то время как другие предъявляют очень подробные структурные требования. Игнорирование или неправильное их толкование - один из самых быстрых способов снять ваше предложение с рассмотрения.
Используйте римские цифры (например, I, II, III) для каждого основного раздела. Подразделы имеют отступ заглавными буквами (например, A, B, C). Разделы под ними обозначены цифрами (например, 1, 2, 3). Если требуется другой подраздел, используйте строчные буквы (например, a, b, c).
Римская цифра I может использоваться в качестве обзора или резюме ответа на запрос предложений. Выразите объем услуг и требований клиента в этом первом разделе. Объясните, как будет подходить к проекту и почему этот подход будет наилучшим образом удовлетворять потребности клиента. Продолжайте писать заголовки и категории проекта, представленные клиентом, используя комбинацию римских цифр, букв и цифр.
Мозговой штурм ответы на каждый раздел и подраздел (ы), написав ответы на каждое требование клиента. Для первоначального черновика можно использовать слова и фразы. Повторите этот шаг для всех разделов.
Уточните свои идеи и добавьте подробный контент к каждому из них, чтобы полностью удовлетворить потребности клиента. Ваше предложение, вероятно, будет включать в себя некоторые из «шаблонов» вашей компании, или стандартный, многократно используемый текст. Укажите в своей схеме, где будет использоваться шаблон и сколько его нужно будет изменить для этого конкретного запроса предложений. Не злоупотребляйте шаблоном и не используйте его для откормки вашего предложения. Потенциальные клиенты ценят сжатые, подробные и действенные предложения.
подсказки
-
Возможно, потребуется разработать несколько проектов до того, как будет разработан окончательный RFP. Запишите каждый черновик с другим номером версии в имени файла.
