Надлежащая проверка - это по сути интенсивное расследование, которое предшествует значительной сделке или решению. Например, должная осмотрительность обычно возникает, когда вы серьезно заинтересованы в покупке бизнеса или хотите разработать презентацию по продажам для крупного аутсорсингового контракта. Хотя этот процесс может занимать много времени и часто должен происходить за кулисами, информация, которую вы собираете и намечаете в отчете о должной осмотрительности, имеет решающее значение для принятия правильного решения или создания эффективной презентации.
Структура и фокус
Как и в большинстве других официальных отчетов, отчет о должной осмотрительности включает цель, резюме, основные выводы, раздел рекомендаций и одно или несколько приложений. Однако отчет о должной осмотрительности отличается от других своей целью, направленностью и уровнем информированности. После завершения активной фазы проведения надлежащей проверки - изучения фактов, сбора необработанных данных и проведения личных наблюдений - при составлении отчетов организуются данные таким образом, чтобы вы могли оценить существующую ситуацию, выявить риски и выявить проблемы, обеспечивающие эффективное использование. возможностей.
Формат и Голос
Большинство людей используют отчет о должной осмотрительности в качестве закулисного справочного материала во время переговоров по контракту или цене или в качестве источника информации для создания представления заявки. Независимо от цели, большая часть того, что вы включаете в отчет о должной осмотрительности, является конфиденциальной информацией, поэтому помимо написания для целевой аудитории и акцентирования внимания на целях, включайте только самую важную или важную информацию. Используйте формальный голос и представьте факты, используя объективное, непредвзятое написание и разделите отчетную информацию на отдельные разделы, используя буквы или цифры.
Цели и резюме
Объясните свои причины для проведения должной осмотрительности в разделе целей. Несмотря на то, что резюме следует сразу после целей отчета - и до тела - напишите резюме в последнюю очередь. Причина в том, что читатели, чаще всего руководители компаний, заинтересованные в этом разделе, могут не уделить время прочтению полного отчета. Вам необходимо структурировать исполнительное резюме так, чтобы оно читалось как отчет в миниатюре, но в то же время поддерживало его длину пропорционально остальной части отчета.
Основные выводы и рекомендации
Майкл Сиско, писатель и независимый ИТ-консультант, говорит в статье на веб-сайте TechRepublic, что основные выводы должны быть сосредоточены на предметах, которые влияют на цену или текущие операции компании. Например, если вы пишете отчет о должной осмотрительности для использования при представлении контракта на аутсорсинг, включите проблемы, которые поддерживают вашу цену и позицию, такие как сбои в операционном процессе, которые высвечивают проблемы производительности и производительности. Кроме того, включите коэффициенты затрат, которые показывают, сколько компания в настоящее время тратит на эксплуатацию службы внутри компании, и выявляют такие риски, как необходимость инвестировать еще больше денег в модернизацию или замену старого или устаревшего оборудования. Выделите возможности использования в разделе рекомендаций. Включите затраты на внедрение, обеспечьте коэффициент возврата инвестиций и укажите временные рамки для реализации сбережений или выгод для каждой возможности.
