Официальные отчеты являются важными документами, и, как таковые, на них полагаются, что они содержат конкретную информацию, написанную в определенном формате, для быстрого и удобного использования. Большинство официальных отчетов следуют установленному порядку содержания с указанием проблемы или проблемы, предложений по исправлению и / или уже примененных средств защиты, последствий действий, предпринятых для решения проблемы или решаемой проблемы, и любых других соответствующих подробностей. В зависимости от предмета официального отчета эти центральные компоненты могут быть по-разному упорядочены с различной направленностью. Выполнение нескольких шагов обеспечивает правильное форматирование отчета.
Сначала создайте титульную страницу. Укажите название проекта, ваше имя / имя составителя, тип подготовленного отчета и дату официального отчета. Сосредоточьте эту информацию на странице и используйте более крупные, но формальные шрифты.
Напишите «Резюме». Держите его на одной странице в длину. Включите форвард с указанием проблемы или проблемы и ее контекста. Укажите любую связанную техническую проблему, задание или задачу, выполненную или находящуюся в процессе выполнения. Перечислите технические вопросы, связанные с задачей и риторической целью решения проблемы или вопроса.
Завершите «Резюме» с кратким изложением. Укажите гипотезу или цель проекта, методы или процедуры для его решения и результаты. Включите сделанные выводы, организационные рекомендации и все необходимые последующие действия, а также опишите все связанные с этим выгоды и их стоимость.
Составьте «Оглавление» дальше. Используйте стандартные правила написания оглавления. Отцентрируйте заголовок, перечислите содержимое, на которое ссылаются, и местоположение соответствующей страницы.
Используйте следующую страницу, чтобы написать «Введение». Укажите проблему или проблему, которая изначально спровоцировала действие, и это является причиной этого отчета. Напишите тело действия или назначения, которое является источником для отчета. Раскройте читателю формат / структуру оставшейся части отчета.
Назначьте следующую страницу «Предыстория». Укажите здесь действия, предпринятые до настоящего времени для решения проблемы / проблемы. Включите любые литературные источники, которые являются основой или обоснованием для постановки проблемы / вопроса. Напишите здесь также, что сделано в соответствии с предписанными усилиями по решению этой проблемы, и укажите здесь все установленные вами инструкции.
Напишите следующую страницу, чтобы включить «Обсуждение результатов». Укажите, что было изучено или что необходимо сделать, и обоснуйте свои выводы, основываясь на «Основе», теории и процедурах.
Завершите основную часть отчета страницей «Заключение» или «Обобщение». Просто переформулируйте проблему / проблему, которая вызвала действие и отчет, и отметьте основные пункты и рекомендации. Включите последнюю страницу, озаглавленную «Ссылки» и, при необходимости, «Приложения».
подсказки
-
Держите разделы краткими и разбитыми на короткие абзацы для быстрого чтения.
Предупреждение
Не поддавайтесь желанию включать в себя различную, не связанную информацию.
