Когда внутреннее расследование приводит к дисциплинарным или юридическим действиям, вам необходимо написать отчет о расследовании в поддержку вашего дела. Четкое и фактическое представление результатов может привести к бесспорным результатам, в то время как плохо составленный отчет может ослабить ваше дело. Каждый владелец бизнеса должен знать, что включать в отчет о расследовании и в каком формате.
Основы
Отчет о расследовании служит для предоставления фактов, а иногда и для вынесения рекомендаций, основанных на фактах и характере утверждений. Краткость и объективность так же важны, как и точная информация для установления достоверности. Официальный отчет в стиле структуры, написанный от первого лица, также добавляет достоверности. Для длинных отчетов оглавление и пронумерованные страницы могут значительно облегчить поиск конкретной информации. Включение титульной страницы, даже для краткого отчета, важно для конфиденциальности информации.
Открытие разделов
Первый раздел отчета должен включать основную информацию, такую как имена отправителя и получателя, а также строку темы, которая определяет предмет расследования. Во втором разделе укажите заявителя, опишите утверждение или утверждения, укажите дату начала и окончания расследования и укажите источники информации и доказательств, использованных для проведения расследования или составления отчета. Маркированные списки полезны для облегчения чтения информации в этом разделе.
Следственные факты и выводы
Представьте фактические данные в маркированном списке, в повествовательных абзацах или их комбинации. Результаты должны описывать каждый этап исследования в хронологическом порядке и включать даты и время, когда это возможно. Хотя вы можете включить подтверждающие доказательства в раздел «Выводы», ссылки и последующее добавление доказательств в виде экспонатов в конце отчета часто являются лучшим выбором, поскольку они не прерывают поток отчета. Это включает в себя свидетельские показания, фотографии, видео электронные письма, документы и отсканированные файлы.
Заключение
Завершите отчет одним или несколькими повествовательными параграфами, в которых вы подытожите расследование и, если необходимо, порекомендуете, как двигаться дальше. Резюме должно включать в себя заявление о нарушениях и предоставлять достаточно информации, чтобы читатель мог понять, чем обосновано расследование, не читая весь отчет. Рекомендации должны быть действенными шагами, которые соответствуют серьезности обвинения, представленным доказательствам, юридическим последствиям и вашему кодексу поведения или политике поведения сотрудников.
