Документ о масштабах проекта важен для уточнения результатов проекта, будь то проект по разработке программного обеспечения или благоустройству территории. Документ о содержании проекта часто создается руководителем проекта или аналитиком в тесном сотрудничестве с заказчиком и другими членами проектной группы. Как только объем будет завершен, он должен быть рассмотрен с заказчиком, командой и руководством, чтобы убедиться, что он точен, все заинтересованные стороны согласны с ним, и результаты проекта будут соответствовать потребностям клиентов. Область применения должна быть утверждена заказчиком и членами вашей организации в соответствии с процессом разработки.
Подготовка к обзору содержания проекта
Создайте список всех клиентов и членов команды, которым необходимо просмотреть документ области. Просмотрите исходные документы проекта или проконсультируйтесь с менеджером проекта, чтобы собрать эту информацию.
Назначьте встречу и пригласите всех членов команды. Встреча может быть личной или виртуальной, в зависимости от структуры и технологии вашей организации.
Отправьте заполненный документ по объему в список. Отправьте его за несколько дней до собрания, чтобы у участников было достаточно времени для его просмотра.
Сделайте копии документа, чтобы принести на физическое собрание. Даже если вы планируете отображать электронную копию на оверхед-проекторе или аналогичном устройстве, некоторым из ваших участников будет удобнее работать с печатной копии.
Провести обзор сферы с клиентами и членами команды
Встреча с клиентами и командой. Прочитайте документ, особенно те области, которые являются более сложными или более подвержены толкованию. Несмотря на то, что вы отправили документ заранее, ожидайте, что большинство участников не написали его.
Запишите все оставшиеся вопросы или изменения в области документа.
Обновите область с ответами на вопросы и другие изменения и отправьте ее клиентам и членам проектной команды, запрашивая подпись и утверждение документа.
подсказки
-
В некоторых организациях вам может быть сложно планировать встречи, которые могут посещать все. Узнайте людей, которые обязательно должны присутствовать лично, и запланируйте свои календари. Свяжитесь с другими, которые не могут присутствовать ни по электронной почте, ни по телефону, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо комментарии к документу.
