Предварительно утвержденный план платежей, также известный как PAPP, обеспечивает удобство для ваших клиентов, а также для вашего отдела выставления счетов. Разрешая вашей компании перечислять определенную сумму средств с расчетного или сберегательного счета в заранее установленную дату, ваши клиенты не должны сталкиваться со сложностями периодических платежей. Точно так же соглашение освобождает ваш отдел выставления счетов от выставления счетов и некоторой обработки платежей. Поскольку для доступа к учетной записи, принадлежащей другому клиенту, вам необходимо получить письменное разрешение, вы должны обеспечить доступ к учетной записи в письменном виде с помощью формы PAPP.
Сбор основной информации о клиентах. Отформатируйте разделы в форме, чтобы клиенты могли ввести свое имя, номер телефона компании и адрес для выставления счетов в форме PAPP. Включите поле для всех частей информации о клиенте, которую ваш отдел выставления счетов поддерживает для каждого клиента.
Соберите информацию о текущем счете, с которого клиент авторизует платеж. Соберите имя и адрес домашнего банка, его номер маршрута - первый девятизначный номер, расположенный в левом нижнем углу чека, - и номер банковского счета - последовательность номеров, следующих за номером маршрута. Банки разрабатывают свои собственные системы нумерации счетов, поэтому они могут быть любой длины.
Получите аннулированный чек от клиента, чтобы подтвердить информацию о текущем счете.
Предоставьте письменное заявление, которое разрешает вашей компании осуществлять снятие средств с указанной учетной записи по мере необходимости. Если дата выставления счета и сумма выставления счета остаются неизменными, оставьте пробелы для клиента или платежного агентства для завершения. Пример заявления гласил бы: «Настоящим я разрешаю (название компании) списать средства со своего счета за $ ** _ на** _ каждого месяца. Я подтверждаю, что у меня есть полномочия разрешать списание средств со счета, указанного выше, и согласен с условиями, представленными в этом соглашении ».
Предоставьте клиентам место для подписания и датировки заявления для авторизации вашей учетной записи.
Включите любые положения и условия, которые могут вам понадобиться, в раздел «Условия и положения». Эти позиции могут включать положения, требующие от клиента принять на себя ответственность за любые возвращенные или отклоненные платежи и предоставлять уведомление об изменении реквизитов учетной записи за неделю до даты выставления счета, а также наметить условия для вашей компании или клиента для отмены соглашения с письменным уведомлением.
Предупреждение
Хотя вы должны хранить оригинальную копию соглашения PAPP, оно должно храниться в надежном месте, чтобы защитить финансовую информацию ваших клиентов от лиц, не имеющих разрешения на ее использование.
