Запрос одобрения для проекта или крупной покупки может быть нервным и расстраивающим. Тем не менее, с правильной формулировкой и отношением, вы, скорее всего, получите желаемое. Исследования также имеют ключевое значение: вы должны точно знать, что вам нужно, знать, какое влияние это окажет на вашу компанию, и уметь объяснить это в терминах, понятных вашему боссу. Конкретное и хорошо написанное письмо-запрос может иметь большое значение для воплощения вашей идеи или проекта в реальность.
Изучите ваше предложение
Первым шагом в любом процессе утверждения является исследование того, что вам нужно. Если вы запрашиваете новый автомобиль компании, выясните, какой именно автомобиль вы хотите, сколько он будет стоить и как он соответствует потребностям компании. Не делайте общего заявления о том, что вы хотите одобрить. Получатель вашего письма с большей вероятностью решит в вашу пользу, если в вашем письме ясно, что вы предприняли попытку выяснить, что лучше для компании. Что еще более важно, чем более конкретны вы, тем более вероятно, что ей будет удобно давать вам одобрение на проект или покупку, потому что она будет точно знать, что вы будете делать после утверждения.
Отформатируйте письмо правильно
Начните с обращения к своему боссу по имени и должности (например, вице-президент Смит). Если случайно вы не знаете, кто будет читать письмо, направьте письмо к названию человека (например, «Уважаемый комиссар»). Однако персонализация важна, поэтому постарайтесь выяснить имя человека и правильное название, Вы часто можете найти это на веб-сайте организации или, подняв трубку телефона и спросив имя человека.
Затем представьте покупку или предложение, которое вы хотите одобрить. Попробуйте сделать это в первом предложении вашего письма. Это позволит читателю иметь четкое представление о том, что вы предлагаете прямо сейчас, и дать ей контекст для остальной части письма. Это также дает ей понять, что вы точно знаете, чего хотите.
Пример:
Уважаемый руководитель Каннингем,
Военный оркестр средней школы Касл-Рок нуждается в новой форме.
Приведите подробные примеры
Затем объясните, почему действие, которое вы предлагаете, должно быть предпринято. Даже если кажется очевидным, почему покупка необходима, объясните причину этого подробно. Если получатель вашего письма не видит веских причин для действия, которое предлагается в письме, он потерпит неудачу. Для этого нужно всего несколько предложений.
Пример:
В последний раз мы приобрели униформу в 1992 году, а нынешняя коллекция очень изношенная и изношенная.
Продолжите, перечислив все причины, по которым предложение будет полезно для вашей компании.Речь идет о том, что ваша работа будет делать для компании, а не о том, почему вы лично считаете это предложение важным.
Пример:
Оркестр представляет нашу школу на парадах, футбольных играх и других общественных мероприятиях. Новая форма представит нашу школу в гораздо более позитивном свете.
Теперь мы должны платить портной компании тысячи долларов каждый год, чтобы поддерживать нашу старую форму. Новые будут устранять эти сборы.
Наличие новой современной формы значительно повысило бы моральный дух всей группы, что обычно приводит к более высоким оценкам для всех учеников.
Заключить с ценной информацией
Завершите свое письмо своим именем, адресом электронной почты и номером телефона и предложите читателю связаться с вами по любым вопросам, касающимся письма или предложения. Если применимо, также отметьте дату, когда вы надеетесь получить ответ на свой запрос. Когда вы закончили с письмом, оно не должно быть длиннее одной страницы, если у вас нет очень веских причин для перехода на вторую страницу (например, очень сложное предложение, которое требует длинного объяснения или длинный список причин, почему Ваш запрос будет полезен).
Пример:
Если у вас есть какие-либо вопросы, я рад встретиться с вами в любое время.
Спасибо,
Бен Уоррен, директор, [email protected] 555-1234
Заключительные советы
Всегда пишите почтительно и формально. Например, вместо того, чтобы говорить «было бы здорово, если бы мы могли купить несколько новых принтеров», напишите что-то вроде: «Если бы компания купила пять новых принтеров, это принесло бы пользу Корпорации Примеров, потому что …» Если это еще не требуется, рассмотрите возможность печати и доставки письма вручную, а не по электронной почте получателю. Это покажет, что вы действительно заботитесь о своем предложении, и повысит вероятность того, что он не забудет своевременно ответить на письмо.
Обратите внимание, что хорошо написанное письмо с одобрением может вас никуда не доставить - ваш получатель может решить, что само предложение является проблемой. В этом случае вам придется придумать совершенно новую идею или подождать, пока вы не попробуете снова.
