Создание или ведение бизнеса - это увлекательное приключение, которое сопряжено с множеством задач, таких как отслеживание финансового состояния вашей организации. Существует несколько подходов к управлению финансами, поэтому выбор правильной основы бухгалтерского учета для вашей организации крайне важен для получения точной картины финансовых тенденций и составления прогнозов для вашего бизнеса. Метод бухгалтерского учета, который вы выбираете, также может повлиять на текучесть ваших активов. Используете ли вы бухгалтер или отслеживаете доходы и расходы самостоятельно, выберите только один метод учета и придерживайтесь его для обеспечения последовательности и точности.
Основы бухгалтерского учета
Два вида бухгалтерского учета, которые используют большинство предприятий, - это метод начисления и метод расчета по кассовому методу. Некоторые предприятия используют модифицированный метод, основанный на наличных деньгах, который объединяет принципы как метода начисления, так и метода, основанного на наличных деньгах.
В то время как каждый метод учета учитывает активы, обязательства и капитал, они различаются в зависимости от того, когда каждый из них регистрируется, что влияет на финансовую картину бизнеса в любой момент.
Три основных компонента базовой формулы бухгалтерского учета (которые должны постоянно балансировать):
- активыПод активами понимаются материальные и нематериальные активы предприятия, такие как денежные средства, земля, товарно-материальные запасы, здания, дебиторская задолженность, инвестиции и другие материально-значимые объекты. Активы равные обязательства плюс собственный капитал.
- пассивыПод обязательствами понимаются финансовые обязательства предприятия по выплате кредиторам кредиторской задолженности, начисленной заработной платы и займов.
- Капитал: Собственный капитал или акционерный капитал относится к имеющейся прибыли. Собственный капитал плюс обязательства равных активов.
Метод начисления
Метод начисления учитывает доходы в отчете о прибылях и убытках, когда они получены, и сопоставляет связанные расходы при возникновении расходов, а не при оплате счетов. Учет по методу начисления приводит к отчету о прибылях и убытках, который обеспечивает точное представление о прибыльности вашего бизнеса за определенный период. Например, если торговый представитель совершает крупную продажу 15 декабря, но не ожидает получения платежа до 15 января следующего календарного года, метод начисления регистрирует продажу как выручку в декабре.
Аналогичным образом, если крупный проект требует заказа материалов в этом месяце, метод начисления учитывает счет как расход, а не ожидает его оплаты. Этот метод помогает отслеживать деньги, которые необходимо зарезервировать для оплаты счета. Это также помогает избежать ошибок, когда вы случайно покупаете что-то за деньги, уже предназначенные для другой цели.
Если расходы возникают из-за поступающей выручки, например, расходных материалов, необходимых для установки мебели, заказанной заказчиком, эти расходы сопоставляются с выручкой, а не указываются отдельно, что дает достаточно точную картину того, какой капитал будет доступен после завершения проекта. Это удобно, поскольку предотвращает раздувание активов и пассивов, что может произойти, когда они учитываются отдельно. Это также делает отслеживание прибыли простым и быстрым, потому что доходы и расходы для одного и того же проекта отслеживаются вместе.
Хотя в бухгалтерском учете полезно поддерживать широкий и долгосрочный взгляд на финансы, метод начисления не лишен недостатков. Учет по методу начисления требует большей оценки и догадок, чем учет по кассовому методу, который касается только доходов и расходов по мере их возникновения. Например, можно подсчитать доход до того, как он фактически окажется на вашем банковском счете, а затем потратить его, отправив новый бизнес в красную зону или даже банкротство.
Метод начисления также занимает больше времени и лучше всего контролируется профессиональным бухгалтером, который знает все подробности о том, как правильно использовать метод начисления. Одной из проблемных областей бухгалтерского учета, которую лучше оставить профессионалам, является оценка безнадежных долгов или доходов, которые вряд ли будут получены. В то время как ваш бизнес, вероятно, имеет в основном надежных клиентов, которые оплачивают свои счета быстро, будут те, кто оплачивает свои счета поздно или не платит вообще. Профессиональный бухгалтер знает, как оценить эти потери, чтобы дать вам относительно точную картину финансового состояния вашего бизнеса.
Кассовая основа бухгалтерского учета
На кассовой основе регистрируется выручка при получении денег и расходы при их уплате. Например, представьте, что ваш бизнес приобретает 75 единиц трубопровода для предстоящего строительного проекта, но счет поступает только через месяц после получения товара. Ваш банковский счет немного невелик, поэтому вы ждете еще неделю, чтобы оплатить счет после его получения. Вы не регистрируете расходы до этого времени, даже если ваш бизнес уже заложил канал в строительном проекте. Для малого бизнеса может показаться облегчением необходимость не регистрировать расходы до тех пор, пока они не будут оплачены, но это также может привести к тому, что вы случайно переплатите свой бюджет и в конечном итоге не сможете своевременно выплатить деньги, которые вы должны кредитору.
Те же самые принципы применяются к доходу. Например, вы подписываете контракт с новым клиентом, который соглашается заплатить вашему бизнесу несколько тысяч долларов после завершения крупного проекта, который займет у вас пару месяцев. В то же время, ваш бизнес должен приобрести материалы и выполнить работу, что является расходом. Используя бухгалтерский учет на кассовой основе, у вас есть только те средства, которые в настоящее время находятся на вашем банковском счете и доступны для покупки расходных материалов. В то время как вы не будете случайно идти в минус с банком, у вас будет раздутая картина расходов сейчас и раздутая картина ваших доходов через два месяца, когда проект будет завершен. Это делает любую запись о наличных деньгах доступной для вашего бизнеса неточной и ненадежной.
Хотя метод учета по кассовому методу не так точен, как метод начисления в долгосрочной перспективе, одним из преимуществ является то, что ему не требуется столько места для маневра, как в методе начисления. Оценка, требуемая методом начисления, наиболее безопасно используется прибыльным бизнесом, обладающим достаточным финансовым рычагом для покрытия расходов до получения дохода. Ваш бизнес может начинаться с метода бухгалтерского учета на кассовой основе, а затем с помощью профессионального бухгалтера переходить на метод начисления по мере увеличения вашего капитала.
Модифицированная кассовая база учета
Модифицированная кассовая основа бухгалтерского учета сочетает в себе сильные стороны как начисления, так и кассовой основы бухгалтерского учета. В этом методе доход документируется по мере получения с использованием метода начисления. В то же время расходы документируются при их оплате, как при кассовом методе учета. Хотя модифицированный метод на основе кассового метода не соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета или GAAP, некоторые владельцы бизнеса считают, что он объединяет в себе лучшие из обоих основных методов бухгалтерского учета.
Например, если вы заключите договор на строительство дома в октябре, который будет завершен в январе, выручка будет зарегистрирована в октябре. Строительные материалы, приобретенные к завершению проекта, регистрируются постепенно на протяжении всего проекта.Таким образом, ваш бизнес ведет точный учет доходов и продаж, а также обладает гибкостью, позволяющей поддерживать текучесть активов как можно дольше во время самого процесса строительства. Следовательно, модифицированная кассовая основа бухгалтерского учета может быть полезна для некоторых малых предприятий, у которых есть крупные проекты, не подходящие для большого банковского счета.
Наиболее существенным недостатком модифицированного метода учета на кассовой основе является то, что внешний агент или аудитор проверяет финансовую отчетность вашего бизнеса. Поскольку этот метод не соответствует GAAP, вам придется вернуться и преобразовать все свои записи либо в метод учета по кассовому методу, либо по методу начисления. Эта избыточная работа будет стоить вашей организации время и деньги в долгосрочной перспективе.
