Как работодатель вы несете ответственность за удержание федеральных налогов с зарплат сотрудников, а затем за перевод сумм в Службу внутренних доходов. Хотя это требование добавляет к вашему списку дел бумажную и бухгалтерскую работу, процесс расчета налоговых удержаний работодателя является простым. IRS предоставляет Публикацию 15 (Циркуляр E), Налоговое руководство для работодателя, в котором содержится информация, необходимая для исполнения налогового обязательства вашего работодателя и избежания проблем. Циркуляр E обновляется каждый год, чтобы отразить изменения в федеральном налоговом кодексе.
Что входит в циркуляр E?
Таблица E представляет собой всеобъемлющее руководство по федеральным налогам на заработную плату работодателей. Он проведет вас через процесс создания учетной записи IRS в качестве работодателя, получения идентификационного номера работодателя и определения того, кого вы должны рассматривать как работника в налоговых целях. Он также предоставляет информацию о настройке системы расчета заработной платы для синхронизации с отчетами IRS, удержании требований и определении типа используемого периода расчета заработной платы: еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Он также предоставляет информацию для перечисления налоговых платежей по заработной плате в IRS, будь то путем отправки по почте чеков, если ваша ежеквартальная заработная плата ниже пороговой суммы, или путем внесения налоговых депозитов онлайн в соответствии с графиком, определяемым вашим налогом и объемом заработной платы. Циркуляр E также содержит десятки страниц налоговых таблиц, которые можно использовать для поиска суммы, подлежащей вычету из зарплаты каждого сотрудника, исходя из заработной платы и индивидуальных обстоятельств, таких как семейное положение.
Как использовать циркуляр Е в бизнесе
Некоторая информация в Циркуляре E предназначена для начинающих работодателей, например, информация о регистрации на EIN. Другая информация, такая как спецификации, определяющие, кого следует рассматривать в качестве наемного работника, имеет значение, когда вы впервые нанимаете сотрудников, но вы можете ссылаться на нее со временем, когда вы нанимаете работников при других обстоятельствах. Таблицы налогов в конце Циркуляра E относятся к вашим расчетам налога на заработную плату на постоянной основе, особенно если вашим сотрудникам выплачивается заработная плата, а не зарплата, и их зарплатные суммы варьируются от одного периода оплаты к следующему. Сохраните копию циркуляра E, которую IRS отправляет вам каждый год, и при необходимости обращайтесь к ней.
Как использовать налоговые таблицы
Когда вы нанимаете сотрудников, попросите их заполнить формы W-4, чтобы предоставить скрытую информацию или краткий обзор личных обстоятельств, которые влияют на размер федерального подоходного налога, который они должны платить. Вы можете найти формы W-4 в Интернете, и вы должны хранить эти формы в файле после того, как ваши сотрудники заполнили их. Когда вы пишете чеки по заработной плате, найдите страницу в таблицах налогов на заработную плату, которая соответствует вашему стандартному периоду оплаты, а также статусу подачи конкретного сотрудника, например, подаче документов в одиночку или в браке совместно. Найдите столбец для количества удерживаемых надбавок, указанного в W-4 каждого сотрудника, и прокрутите вниз до строки, в которой указан диапазон заработной платы, который включает сумму зарплаты этого сотрудника. Число в соответствующей строке и столбце показывает, сколько федерального подоходного налога удерживать за период выплаты.
