Написание рекомендательного письма для сотрудника, коллеги или другого знакомого может показаться рутиной, но она наверняка оценит усилия, которые вы приложили, чтобы петь ей похвалы. Лучшие буквы являются одновременно эффектными и искренними, что требует особого подхода.
Попросите автора запроса на получение копии всей информации, которая вам понадобится, чтобы составить наилучшее рекомендательное письмо. Это должно включать не только резюме заявителя и список проектов, над которыми он работал, либо другие квалификации, но также список пунктов, которые она хотела бы подчеркнуть в письме.
Узнайте, существуют ли какие-либо специальные формы, которые вы должны использовать, или процедуры, которым вы должны следовать. Часто заполненные письма должны быть запечатаны в конверт с вашей подписью через клапан.
Начните письмо с указанием вашего имени и должности, имени и должности запрашивающей стороны, как давно вы ее знаете и в каком качестве. Это утверждение должно установить вашу способность точно оценить ее.
Опишите два или три из наиболее заметных качеств или навыков заявителя, приведя конкретные примеры того, как он продемонстрировал эти качества в прошлом. Области для рассмотрения включают интеллектуальные и аналитические способности заявителя, уровень опыта, организационные навыки, надежность и способность работать с другими.
Сравните автора запроса с другими людьми, которых вы знали в аналогичном качестве. Если возможно, количественно сравните, например: «Из девяти моих помощников Мария самая лучшая».
Подумайте о включении некоторых скромных критических замечаний в адрес автора запроса. Если она недавно достигла некоторого прогресса в преодолении недостатка, упоминание этого здесь может повысить ваш авторитет.
Завершите письмо своей общей оценкой заявителя и его или ее пригодностью для должности, которую она ищет. Язык должен быть сильным, но не раздутым или неискренним.
Добавьте свою контактную информацию и предложение ответить на дополнительные вопросы, если вы хотите это сделать.
Сохраните копию письма. Это сэкономит вам много времени и усилий, если ей понадобится еще одно письмо в будущем.
Отправьте письмо по почте или доставьте заказчику вовремя.
подсказки
-
Одна-две страницы - это, как правило, идеальная длина для рекомендательного письма. В любом случае, и читатель будет подозревать, что вам нечего сказать о заявителе; больше и вы исчерпаете тех, кому нужно это прочитать. Неопределенная похвала - это поцелуй смерти. Плоды о заявителе, у которых нет доказательств, подтверждающих их, являются признаком неискренности или незаинтересованности. Если у вас нет времени, чтобы написать правильную рекомендацию, и вы доверяете заявителю написать хорошую рекомендацию, вы можете попросить ее написать ее для вас. Тем не менее, прежде чем подписывать свое имя, обязательно внимательно изучите его. Лучшие рекомендации учитывают позицию, которую ищет заявитель. Например, если она хочет поступить в аспирантуру, вы можете сосредоточиться на ее умственных способностях или мотивации, но если она ищет должность менеджера, вы, возможно, захотите подчеркнуть ее лидерские качества.
Предупреждение
Если вы пишете рекомендательное письмо для сотрудника, обратитесь в отдел кадров вашей компании, чтобы убедиться, что вы соблюдаете политику компании. Некоторые компании запрещают надзорным органам писать рекомендательные письма, чтобы избежать потенциальных юридических проблем. Если вы не можете честно написать восторженное письмо для запрашивающей стороны, лучше тактично предложить им найти кого-то другого, чем ставить под угрозу вашу честность, или написать теплое письмо, которое вряд ли кого-то обманет.
