Разработка стандартных рабочих процедур является отличительной чертой любого хорошего бизнеса. Это создает тип согласованности, который неоценим при работе с клиентами и ведении хороших записей. Понимание того, какие процедуры должны быть стандартизированы, является характеристикой хорошего менеджера.
Процедуры стандартизации
Компании разрабатывают операционные процедуры, чтобы объяснить, как должны выполняться задачи. Чтобы определить, какие задачи следует стандартизировать, потратьте одну неделю, чтобы записать все действия, предпринятые для удовлетворения потребностей повседневной деятельности. Определенные проблемы, такие как клиент, который был недоволен продуктом / услугой, как правило, будут решаться только руководством, а при рассмотрении вопроса о более новом и малом бизнесе - самим владельцем. Первоначально стандартизированные рабочие процедуры должны быть такими, за которые сотрудник будет отвечать самостоятельно; другие, более управленческие процедуры могут быть добавлены позже.
Характеристики
Сами процедуры должны четко объяснять действие от начала до конца. Это означает, что должен быть указан даже самый упрощенный акт (например, включение компьютера). Идея, лежащая в основе процедуры, заключается в том, что работник должен быть в состоянии следовать процедуре шаг за шагом и, не делая никаких предположений, точно выполнить задачу и соответствовать требуемому стандарту производительности. Даже если перечисление более элементарных действий может показаться излишним или пустой тратой времени, у этого есть свои причины.
функции
Стандартизация рабочих процедур приносит пользу как работнику, так и руководителю / владельцу. Менеджер / владелец может сэкономить время и силы, объясняя процедуры. Сотрудник получает преимущества от четких ожиданий; сотрудники счастливее всего, когда то, что от них требуется, и то, как они должны выполнять свои повседневные задачи, написано черным по белому. Даже упрощенные инструкции могут быть несколько успокаивающими, когда сотрудник находится в ситуации, когда задача должна быть выполнена точно, но быстро (например, длинная очередь клиентов).
Выгоды
Основное преимущество стандартизации операционных процедур заключается в большей согласованности, которую она приносит внутренним и внешним функциям бизнеса. Как только рабочие процедуры стандартизированы и, конечно, им следуют, появляются некоторые преимущества. Во-первых, восприятие клиентов будет хорошо управляемой профессиональной компанией, что повысит имидж бренда. Это восприятие может даже передаваться потенциальным инвесторам / кредитным специалистам в том смысле, что при рассмотрении вопроса о финансировании / инвестициях обычно запрашивается копия процедур компании. Копия процедур компании также часто требуется для получения страховки. Во-вторых, будут иметь место счета, область, в которой согласованность не только желательна, но и, во многих случаях, требуется по закону.
Соображения
Стандартизация оперативных процедур - это не то, что нужно воспринимать легкомысленно; специфика является ключевой. Стандартизированные процедуры станут основой для обучения, продвижения и дисциплины сотрудников, а также для удовлетворения потребностей клиентов, обработки транзакций и ведения бухгалтерских книг. Потратьте дополнительное время, чтобы точно стандартизировать процедуры, необходимые для эффективной работы компании.
