Переплата работнику обычно является результатом ошибки расчета заработной платы. Как работодатель, переплата может произойти, если вы заплатите работнику больше часов или зарплаты, чем она имеет право, или если вы не сделаете обязательный или добровольный вычет. В любом случае вы можете исправить ситуацию.
Проконсультируйтесь с государственным законодательством
В тот момент, когда вы обнаружите ошибку, проконсультируйтесь с государственным департаментом труда о порядке сбора переплаченной заработной платы. Во многих штатах вы можете сделать такие вычеты путем вычета заработной платы. В зависимости от причитающейся суммы вы можете удержать оплату за серию чеков в виде единовременной выплаты. Закон штата обычно ограничивает сумму, которую вы можете удерживать в течение одного платежного периода. Обратите внимание, что, кроме обязательных отчислений, штат может не разрешать вам делать какие-либо вычеты из заработной платы работника без ее письменного согласия. Кроме того, штат может запретить вам делать вычеты, если это приводит к тому, что доход работника падает ниже требуемой минимальной заработной платы.
Уведомление о погашении
Сбор погашения с помощью удержания заработной платы может быть удобен для сотрудника, особенно если вы допустили ошибку, и сотрудник уже потратил переплату. Если вы обнаружите ошибку вскоре после оплаты работнику и незамедлительно уведомите его, работник может сразу же выплатить переплату. Если вы собираете переплату путем вычета заработной платы, уведомите сотрудника о ситуации в письменном виде и включите подробную информацию о переплате, например, когда произошла переплата, сумма, когда произойдет каждый вычет из заработной платы, и суммы вычетов. Предоставьте сотруднику другие варианты оплаты, такие как личный чек, денежный перевод или наличные. Если для вычета требуется письменное согласие сотрудника, а работник отказывается, вы можете попытаться восстановить переплату, подав иск в суд на сотрудника.
Корректировки заработной платы
Когда вы собираете переплату, вы также должны соответствующим образом скорректировать записи заработной платы сотрудника. Например, если вы переплатили зарплату на 200 долл. США за определенный период оплаты, сделайте корректировку отрицательной, чтобы она вычиталась из годового заработка сотрудника, и ее W-2 будет верным для целей налогообложения. Когда вы переплатили сотруднику, налоги и отчисления, связанные с переплаченной суммой, также снимаются с ее заработной платы. Программное обеспечение расчета заработной платы автоматически корректирует учетные записи сотрудника, когда вы вводите переплату как отрицательное значение. Если вы не используете программу расчета заработной платы, вручную выясните разницу между ее первоначальными вычетами и тем, какими они должны были быть. Разница заключается в сумме переплаты. Когда вы вычитаете переплаченную зарплату из заработной платы работника, это уменьшает ее общий доход и корректирует ее вычеты путем уменьшения сумм. Если переплата вызвана вычетом, который вообще не использовался, скорректируйте вычет как положительный, чтобы он вычитался из ее дохода.
Переплата по налогу на безработицу
Вы обязаны платить федеральный налог по безработице и государственный налог по безработице до определенной суммы каждый год со всех сотрудников, которым вы платите заработную плату. Если вы переплачиваете работнику и не выполнили годовой лимит заработной платы, это может привести к тому, что вы переплатите как федеральный, так и государственный налог на безработицу. В этом случае сообщите о переплате федерального налога на безработицу в Службу внутренних доходов и переплате государственного налога на безработицу в управляющее государственное учреждение, чтобы вы могли получить кредит на переплату.
