Каждая транзакция, которая происходит в организации, требует от бухгалтерии учитывать ее финансовое влияние. Бухгалтер должен регистрировать каждую транзакцию с финансовым воздействием в бухгалтерских записях. Многие компании выдают сотрудникам дебетовые и кредитные карты, чтобы сократить расходы на возмещение расходов. Вместо того, чтобы возмещать зарплату сотрудникам, компания либо оплачивает счет кредитной карты, либо корректирует свои записи для дебетовой транзакции. Учетные записи варьируются в зависимости от того, использовал ли сотрудник дебетовую или кредитную карту.
Транзакция по дебетовой карте
Банки выдают дебетовые карты сотрудникам компании, чтобы сократить количество чеков, которые компания должна распечатать. Транзакция по дебетовой карте снимает наличные с банковского счета компании в момент совершения транзакции. Сотрудник использует дебетовую карту так же, как он использует кредитную карту при совершении покупок. Банк получает электронное уведомление о транзакции и переводит деньги продавцу для оплаты транзакции.
Учет дебетовых карт
Когда сотрудник совершает транзакцию с использованием дебетовой карты, бухгалтеру компании необходимо обновить финансовые записи. Бухгалтер связывается с сотрудником, чтобы определить, для чего была сделка. Бухгалтер использует эту информацию, чтобы определить, какой счет расходов использовать в учетной записи. Бухгалтер увеличивает расход счета и уменьшает денежные средства.
Транзакция по кредитной карте
Банки выдают кредитные карты сотрудникам компании, чтобы уменьшить количество отчетов о расходах, представляемых сотрудниками. Транзакция с кредитной картой создает обязательство для компании, требующей, чтобы компания заплатила банку в конце периода. Сотрудник использует кредитную карту при совершении покупок через Интернет, по телефону или лично. Банк получает электронное уведомление о транзакции. В конце периода банк добавляет все транзакции и отправляет счет в компанию.
Учет кредитной карты
Когда сотрудник совершает транзакцию с помощью кредитной карты, он сохраняет свою квитанцию и записывает описание транзакции в квитанцию. В конце месяца она отправляет все свои чеки бухгалтеру компании. Бухгалтер сравнивает квитанции с инвойсом и следит за тем, чтобы все транзакции были учтены. Бухгалтер использует квитанции, чтобы определить, какой счет расходов использовать в учетной записи. Бухгалтер увеличивает расход счета и уменьшает денежные средства.
