Сегодня компаниям повезло, что у них есть много инструментов, помогающих эффективно общаться. От приложений для обмена сообщениями до видеозвонков и онлайн-платформ коллективной работы, нет недостатка в способах общения с коллегами, клиентами, партнерами и заинтересованными сторонами. Несмотря на то, что есть несколько различных систем связи, которые предприятия могут включить в свои повседневные процессы, качества эффективной коммуникации все еще необходимы независимо от используемой платформы.
Внимательно слушайте разговор
Слушание является ключевым элементом, необходимым для эффективного общения. В бизнесе важно практиковать активное слушание, а это значит, что нужно прилагать усилия, чтобы услышать и понять, что кто-то говорит вам. Если коллега говорит с вами о проблеме с клиентом, важно разобраться в деталях, прежде чем искать решение.
Людям не нравится разговаривать с кем-то, кто не тратит время, чтобы послушать то, что они говорят. Чтобы показать своему коллеге, что вы активно перечисляете, вы можете повторить или перефразировать части их разговора, чтобы продемонстрировать свое понимание ситуации с клиентом. Задавать вопросы, чтобы получить разъяснения по деталям, также является способом активного прослушивания и полного понимания общей картины.
Знай свою аудиторию
Изменение сообщения на основе аудитории является критерием эффективного общения. То, что вы скажете одному человеку, не будет правильным для другого, учитывая его роль в организации и знание этой темы. Чтобы эффективно донести ваше сообщение, вам нужно изменить язык, тон и среду, чтобы она подходила для вашей аудитории.
Например, способ общения с руководителем в вашей организации может отличаться от того, как вы разговариваете с коллегой, даже если содержание вашего сообщения одинаково. Некоторые люди используют более формальный язык с начальством, в то время как случайный деловой язык с коллегами. Культура вашей компании также повлияет на то, как вы общаетесь с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
Будьте краткими, полными и правильными
Предоставление краткой, точечной связи помогает избежать повторения и разочарования. Удаляя ненужные детали из сообщения, вы можете уменьшить вероятность недопонимания. В наши дни внимание людей невелико, поэтому донести ваше сообщение за десять минут эффективнее, чем за 30 минут. Например, если вы встречаетесь с клиентом по поводу возможности продажи, покажите ему, что вы уважаете его время, сделав вашу презентацию максимально краткой.
Хотя эффективное общение является кратким и кратким, оно также должно быть полным. Это означает, что сообщение должно включать в себя все соответствующие факты и должно быть организовано логически, поэтому за ним легко следовать. Исходя из того, с кем вы разговариваете, вы можете принять во внимание определенные аспекты их знаний, в то же время предоставляя детали, которые они могут не знать. Предоставление полного значения сообщения является ключом к эффективному общению. Например, если вы работаете с новым деловым партнером и обсуждаете вопрос о приобретении расходных материалов у них, важно предоставить им все характеристики необходимых вам материалов. Без предоставления этой ценной информации поставщик может не иметь возможности доставить нужные детали, что может вызвать разочарование, задержки и плохие отношения.
Предоставление фактов такими, какими они являются, без их преувеличения, является одним из качеств хороших коммуникативных навыков и позволяет избежать двусмысленности и путаницы. Например, если вы имеете дело с жалобой клиента на сотрудника, вы должны получить обратную связь от обеих сторон, чтобы понять проблему.
Включить обратную связь в сообщение
Эффективное общение включает в себя предоставление и получение своевременной обратной связи. Обратная связь помогает показать вам и человеку, с которым вы общаетесь, было ли сообщение отправлено и получено точно. Если обратная связь полностью не соответствует действительности, это может свидетельствовать о том, что вы недостаточно эффективно общались или получатель не полностью понял ваше значение.
В бизнес-среде обратная связь имеет решающее значение при работе в команде. Например, если вы занимаетесь руководящей должностью, вам необходимо предоставить своим сотрудникам конструктивные отзывы о своей работе, своей роли и навыках общения с клиентами. Обратная связь также включает в себя похвалу, которая может повысить моральный дух компании и увеличить дух товарищества.
В дополнение к предоставлению обратной связи, эффективное общение также требует ее получения. Конструктивная обратная связь полезна для повышения вашей производительности на работе. Например, если вы отвечаете за выступление на общекорпоративном собрании, обязательно попросите ключевых членов вашего персонала оставить отзыв после выступления. Их отзывы сообщат вам, была ли ваша речь эффективной для донесения вашего сообщения, и покажут, поняли ли ваши сотрудники основные моменты, о которых вы хотели сообщить. Их отзывы также покажут вам области, где вам нужно улучшить свои навыки общения. Например, если критика заключалась в том, что речь была слишком длинной, вы знаете, что в следующий раз вы сможете работать более кратко в своем общении.
Показать уважение через ваш разговор
Уважительное отношение к людям, с которыми вы общаетесь, является важным критерием эффективного общения. Люди более мотивированы, чтобы взаимодействовать с вами, если вы проявляете уважение к ним и их идеям. Например, если вы впервые встречаетесь с потенциальным клиентом, вы можете проявить уважение, обращаясь к ним по имени, что заставляет их чувствовать благодарность. Потратив время на то, чтобы прочитать об их бизнесе и обратиться к ним в своем разговоре, вы увидите, что вы уважаете их.
Если вы разговариваете с деловым партнером по телефону, проявите свое уважение, сосредоточившись на разговоре. Вместо того, чтобы проверять свою электронную почту или просматривать веб-страницы во время разговора по телефону, поддерживать отношения с ними во время телефонного звонка - это почтительное дело.
При общении по электронной почте с коллегами потратьте несколько минут, чтобы вычитать ваше сообщение, чтобы оно не содержало опечаток, орфографических или грамматических ошибок. Вы проявляете уважение, уделяя время для тщательного составления вашего сообщения.
Не забывайте о невербальном общении
Слова, которые мы используем для общения, составляют менее 10 процентов послания, которое мы передаем. Это означает, что невербальные сигналы имеют решающее значение для эффективного общения. Тон вашего голоса показывает, что вы чувствуете, когда общаетесь. Если вы хотите дружить, например, будьте уверены, что ваш тон дружелюбен.
Ваши жесты рук, ваша стойка и язык тела помогают передать смысл ваших слов. Скрещивание рук сигнализирует о том, что вы защищаетесь или закрыли глаза, а зрительный контакт показывает, что вы хотите установить соединение.
Обратите внимание на невербальные сигналы, передаваемые человеком, с которым вы разговариваете. Их поза, тонус и язык тела покажут вам, как они относятся к тому, что вы говорите, и помогут вам общаться с ними.
Требования к хорошей системе связи
Хорошая система связи требует, чтобы вы выбрали правильную систему связи для работы под рукой. Имея так много доступных опций, как телефон, обмен сообщениями, электронная почта и личные сообщения, вы должны выбрать среду, которая лучше всего соответствует теме разговора. Например, вы не отправили бы текст своему боссу, чтобы уйти в отставку или попросить повышение. Такие важные разговоры должны происходить лично. Точно так же вам не нужна личная встреча по мелким деловым вопросам, о которой можно сообщить по электронной почте, чтобы сэкономить время и ресурсы.
