Эффективные коммуникационные планы повышают ценность организаций и зачастую определяют разницу между успехом и провалом программ. Но что такое эффективный план общения? Общение определяется как «процесс обмена информацией между людьми посредством общей системы символов, знаков или поведения». Эффективное планирование коммуникации помогает преодолеть препятствия, создавая общий язык и формируя сообщение. Эти планы помогают организовать иерархию ключевых сообщений и точно определить особенности вашей аудитории с точки зрения сроков и доставки.
План эффективного общения
Эффективные коммуникационные планы закладывают основу для управления сообщением, достижения результатов и измерения успеха. Планы определяют основы того, кто, что, где, почему и как для любого коммуникационного проекта, программы или компании. Создание плана заставляет вас задуматься о своих целях и предвидеть реакции, в том числе барьеры, прежде чем стать публичным. План коммуникации также фокусирует ваши усилия, предоставляя контекст, устанавливая приоритеты и развивая согласованность. Это позволяет вам разработать согласованное сообщение, которое создает импульс и адаптируется к используемым носителям.
Построение плана
Хотя планы обмена информацией различаются по размеру, в зависимости от их объема и назначения, некоторые ключевые компоненты включают в себя: Анализ ситуации. В чем проблема или возможность, которая существует? Как меняется отрасль или компания? Вы запускаете что-то новое? У вас есть данные исследований или опросов? Это чрезвычайная или кризисная ситуация? Актуальны ли экономические или политические факторы? Какая история? Определите первичную и вторичную аудиторию. Каков размер вашей аудитории? Что они знают о ситуации? Как они будут осуществляться? Они восприимчивы? Оптимизировать сообщение. Зачем им это сообщение? Вы влияете на свою аудиторию? Просить их принять меры? Будут ли они сопротивляться этому? Есть ли слои к сообщению? Определить распределение. Как вы достигнете своей аудитории? Могут ли группы помочь вам донести это сообщение? Какие средства массовой информации соответствуют вашему сообщению? Как быстро это должно выйти? Каковы предпочтения вашей аудитории? Назначать цели. Чего ты пытаешься достичь? Как вы узнаете, достигните ли вы этого? Это измеримо? Как долго это займет? Каков твой бюджет? Измерьте результаты. Вы достигли своих целей? Есть ли необходимость в следующих шагах? Вам нужно измерить в течение определенного периода времени?
Типы планов связи
В зависимости от вашего бизнеса, коммуникационные планы обычно находятся на разных уровнях организации. С корпоративной точки зрения план фокусируется на видении, миссии и стратегиях бизнеса. Это может также включать брендинг всей организации. На уровне продукта планы коммуникации могут помочь запустить продукт, расширить линейку продуктов, создать бренд или увеличить долю рынка. Группа по связям с общественностью выясняет, что заслуживает освещения в новостях и как использовать средства массовой информации для выхода на несколько рынков. Это может также включать кризисные коммуникации, а также отношения с общественностью. В людских ресурсах основное внимание уделяется общению сотрудников. Как мы можем передавать информацию нашим сотрудникам о стратегиях, программах, изменениях и обучении? Для отношений с инвесторами цель состоит в том, чтобы получить финансовый интерес к компании, создать репутацию в этом сообществе и повысить рейтинг.
Выводим слово
С ростом медиа у коммуникаторов есть много вариантов, но знание вашей аудитории имеет решающее значение. Спросите у своих рынков, что они часто используют. Определите, что требует ваше сообщение. Это срочно? Вам нужна обратная связь? Вы строите сообщество? Каждый из них приведет к другой системе распределения. Во многих случаях для обеспечения того, чтобы сообщение достигло вашего рынка, требуется более одного средства связи. К распространенным каналам распространения относятся: электронная почта Встречи Социальные сети (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Сайты / блоги Информационные бюллетени / новости Презентации Пресс-релизы Письма Публикации Руководства Раздаточные материалы Телевидение Радио Видео Вебинары / веб-трансляции Учебные занятия
Дорожные блоки для эффективных коммуникационных планов
Одним из ключевых факторов неэффективного общения является различие в том, как мы говорим, читаем и думаем. Мы говорим со скоростью около 100 слов в минуту, читаем со скоростью около 200 слов в минуту, но наши мысли работают со скоростью более 500 слов в минуту. Это означает, что мы можем легко отвлечься. Добавьте к этому наш растущий список входящих электронных писем, растущее число традиционных и онлайновых источников информации и наши, казалось бы, бесконечные встречи. Эффективный план должен решить эти проблемы путем сбора знаний о ваших конкретных группах интересов, получения обратной связи и применения этих данных для разработки эффективных сообщений. Это часто означает доставку этого сообщения во многих форматах с течением времени.
