Делая точные записи во время телефонной конференции, вы можете получить четкую запись того, что обсуждалось. Лучше делать заметки как можно более подробно во время прослушивания, чем пытаться решить, что важно во время прослушивания. Вы всегда можете вернуться назад и вытащить важные моменты позже, но кажущиеся незначительными детали, представленные ранее, могут иметь большее значение позже в разговоре.
Запишите звонок
Многие услуги конференц-связи позволяют записывать звонки. Если вы записываете, вам нужно предупредить всех участников о том, что звонок записывается в начале разговора. Запись разговора позволяет вам возвращаться и просматривать вызов столько раз, сколько вам нужно, чтобы вы не пропустили важные детали. Методы, с помощью которых вы можете записать вызов, зависят от поставщика. Запросите инструкции по записи конференц-связи у вашего провайдера.
Вызов участников
Запишите, кто находится на конференц-звонке, когда он начинается. Обращайте внимание на то, кто говорит, что во время разговора, и приписывайте важные заявления человеку, который сделал их в ваших заметках. Следите за любыми задачами или проектами, за которые люди берут на себя ответственность во время разговора, и запоминайте, у кого какое задание. Если обсуждено, также сделайте заметки о том, что влечет за собой каждое назначение.
Темы разговора
Следите за каждой темой разговора, а также подтемами в каждой. Если есть повестка дня, запишите, какие темы были затронуты и что обсуждалось. Повестка дня может служить приблизительным планом для ваших заметок. Запишите любые обновления, новости, решения и идеи, представленные во время звонка. Естественный разговор может прыгать совсем немного, но попытка отформатировать заметки по темам будет полезна для тех, кто их просматривает.
Форматирование заключительных заметок
Ваши оригинальные заметки, скорее всего, будут выглядеть беспорядочно после завершения звонка. Организуйте заметки в разделы, относящиеся к различным темам, затронутым в звонке. Определите, кто говорил, переформатируя ваши заметки. Вы также можете включить краткое резюме, освещающее, что было достигнуто или решено во время разговора, или основные моменты обсуждения. Включите это резюме в начале документа. Вы также можете создать еще один раздел, в котором перечислены задачи, которые были назначены во время разговора, и кто за них отвечает. Это позволяет высокопоставленным чиновникам быстро узнать, что произошло во время разговора, без необходимости читать подробные заметки.
