Налоговые и налоговые льготы при регистрации вашего бизнеса уравновешиваются более строгими требованиями законодательства. Вы должны вести свой бизнес в соответствии с государственными и федеральными требованиями корпоративного поведения. Одним из требований является проведение ежегодного собрания акционеров, даже если вы являетесь единственным владельцем. Вы также должны вести протокол записи того, что произошло на собрании.
Будь проще
Ведение протокола собрания является законным требованием, но также полезно. Протоколы подтверждают, что вы выполнили требования для юридической встречи, и предоставляют отчет о решениях, голосах и принятых мерах. Вам не нужно включать каждую последнюю деталь: важен результат голосования, а не каждый пункт дискуссии. Вы должны правильно понять все факты. После того, как протокол будет напечатан, всех, кто присутствовал, следует попросить подтвердить свою точность. Это защищает компанию, если кто-то оспаривает решение позже. Держите язык простым и формальным, чтобы не было вопросов, как интерпретировать протокол.
уведомление
Корпорация S, даже компания, состоящая из одного человека, должна иметь устав. Устав определяет дату проведения годового собрания акционеров, но вы все равно должны заранее уведомить об этом акционеров. Уведомление включает дату, время и место, а также список любых действий, которые вы хотите предпринять, и любых кандидатов на должности в совете директоров. Когда вы подаете протокол, приложите копию уведомления. Если кто-то был уведомлен с опозданием, попросите ее подписать отказ от уведомления. Приложите это к протоколу тоже.
Принимая участие
В вашем протоколе должны быть указаны все, кто присутствовал на собрании, - все акционеры и каждый директор. Если в вашем уставе установлен кворум - минимальное количество участников - в списке указано, что вы достигли кворума, поэтому полученные голоса были юридически обязательными. Если устав не устанавливает кворум, вступают в силу государственные правила. Правила могут заключаться просто в том, что у вас есть большинство голосующих акционеров, или определенная часть - например, одна треть в Делавэре - или ваша состояние может не устанавливать минимум. Если вы единственный владелец, всегда присутствуют 100 процентов акционеров.
Принятые меры
Типичное ежегодное собрание включает отчет о корпоративных финансах и голосование за совет директоров. Протокол должен включать список кандидатов и голоса, полученные каждым кандидатом. Если корпорация S хочет решения акционеров по другим вопросам, в протоколе должна быть указана проблема и подсчитаны голоса. Все годовые протоколы должны быть сохранены в файле или «книге протоколов», чтобы у вас были ссылки, если кто-либо поднимает вопросы о том, как проводились собрания.
