Административные помощники и секретари клуба могут хранить протоколы собраний различными способами. Лучше иметь как электронную, так и бумажную копию, чтобы одна могла служить резервной копией для другой на случай потери или случайного уничтожения одной копии.
Сохранение файла в электронном виде
Сохраните минуты встречи на своем компьютере в том же месте, когда в вашей организации есть встреча. Дайте ему одинаковое имя файла каждый раз, чтобы в будущем было легко найти именно тот файл, который вам нужен. Например, вы можете назвать протокол некоммерческого заседания совета директоров «Board_Minutes_21 April 2011», а затем в следующем месяце сохранить его как «Board_Minutes_20 мая 2011 года». Если у вас есть различные типы собраний, для которых нужно отслеживать минуты, сохраните каждое в другой папке., Один из них может быть помечен как «Заседания Совета», а другой - «Собрания персонала», оба из которых хранятся в папке «Собрания» на вашем компьютере.
Интернет-хранилище
Сохраните ваши минуты, используя онлайн-сервис хранения документов. Эти службы обычно взимают плату, но если ваш компьютер или сервер выходит из строя, вы можете получить доступ к Интернету из другого места и получить ваши файлы.
Цены
Компании, занимающиеся онлайн-хранением, могут предложить вам бесплатный пробный период для тестирования их продукта. Например, LiveDrive предлагает двухнедельную бесплатную пробную версию и платит 6,95 долл. США в месяц за резервное копирование одного компьютера и 16,95 долл. США в месяц за резервирование до трех компьютеров в сети по состоянию на апрель 2011 года. Оба плана имеют неограниченную пропускную способность (сумму, которую вы можете загрузить и скачать). У Elephant Drive есть 15-дневная бесплатная пробная версия. Он предлагает индивидуальный план с объемом хранения до 100 ГБ для 2 компьютеров за 9,95 долл. США в месяц или 99,50 долл. США в год. Семейный план покрывает до пяти устройств, имеет до 500 ГБ хранилища за 19,95 долларов в месяц или 199,50 долларов в год.
Жесткие копии
Распечатайте копию протокола встречи. Поместите разделители, помеченные месяцем и годом собраний, в подшивку. Вставьте копию протокола в правильный раздел месяца и года. Когда ваши переплеты заполнятся, пометьте позвоночник с указанием года в минутах и начните новое переплетение. Храните две бумажные копии ваших протоколов собраний в двух местах на случай, если что-то случится с одним из них.
