Предприятия, индивидуальные подрядчики и некоммерческие организации создают заявления о политике, чтобы выразить руководящие принципы, регулирующие выполнение и участие в их услугах. Эти политики устанавливают протоколы и устанавливают параметры, которых должны придерживаться все, кто заключает договор или посещает объект. Разработка этих политик начинается с вклада всех организационных подразделений, а также с установления прямой связи с целями компании. Для разработчиков политики исследования, подготовка и принятие решений, касающихся форматов и распространения, доминирует в процессе написания протоколов.
Готовься писать. Соберите материалы для заметок, обеспечьте выделенный компьютер или текстовый процессор и выберите место для проведения основной работы. Кроме того, выберите основной язык политики или протокола, учитывая стиль формулировки и типы шрифтов для документа политики.
Проведите встречу с ключевыми сотрудниками для получения информации о создании новой политики или документа. Например, параметры физической политики безопасности требуют, чтобы как представитель отдела кадров, так и персонал службы безопасности представили свои взгляды на требования политики. Потратьте минуты встречи для использования при создании политик или протоколов из собранной информации.
Оцените компанию или сервисную миссию. Используйте язык и приложение миссии компании в качестве руководства для общего тона политики или протокола. Например, повторение тщательных мер планирования и отчетности имеет большое значение для политиков в сообществе по промышленной безопасности.
Исследуйте аудиторию. Подсчитайте количество клиентов, подрядчиков или сотрудников, которые составляют основную аудиторию для документа политики. Определите местонахождение этих лиц, связанное с работой или бизнесом, для определения местоположения и требований к распределению. Кроме того, просмотрите описания должностных обязанностей и контракты на предмет возможного включения в программный документ.
Просмотрите физическую схему рабочего места или бизнес-пространства. Документируйте размеры, существующие пути движения и выделенные области, такие как комнаты отдыха и комнаты отдыха сотрудников, для использования при создании части протокольной части, касающейся вопросов окружающей среды и безопасности. Свяжитесь с внешними организациями, такими как местное пожарное управление или организация по охране труда, чтобы определить требования, такие как максимальные пределы мощности и обязательные устройства пожарной безопасности.
Просмотрите существующие документы компании. Соберите все существующие письма о политике компании, предыдущие руководства по протоколам и документы, связанные с обслуживанием, для использования при создании нового документа о политике и процедурах. Определите устаревшую информацию и обновите необходимые данные по мере необходимости. Для форм, требующих официальных подписей, найдите оригинального подписавшего или соответствующую замену или замену. Правильно утилизируйте устаревшие данные, которые могут содержать конфиденциальную информацию.
Исследуйте безопасность и использование продукта. Дистрибьюторы, розничные продавцы или производители продукции должны исследовать правильное использование и меры безопасности проданного или изготовленного продукта. Добавьте эту информацию в процедурный раздел руководств по политике обслуживания при представлении данных о безопасности и чрезвычайных ситуациях. Добавьте данные по безопасному обращению и утилизации для предметов, которые существуют в качестве опасных материалов или содержат их.
Создать несколько форматов. Книжные и электронные версии политики или протокола обеспечивают удобство для аудитории документа. Электронные документы политики позволяют читателям удобно просматривать политику из разных мест. Кроме того, книжный или печатный формат обеспечивает физическую версию для быстрого просмотра при необходимости.
