Немногие ситуации более неудобны, чем необходимость сказать сотруднику или клиенту «Нет». Деловые люди часто чувствуют, что отказ выполнять запросы создает плохие чувства к ним и бизнесу, которые могут повлиять на будущие продажи. Еще хуже, когда клиент или сотрудник обжалует решение, вам может потребоваться сказать не один, а два раза. В этот момент писатель беспокоится о правильном тоне и объеме информации, которую необходимо раскрыть, чтобы переписка не вызывала дальнейших запросов или даже судебных исков.
Получить часть фирменного бланка для использования в качестве ответа. Ответ на апелляцию представляет собой последнее слово по этому вопросу, а использование официальных бланков помогает создать впечатление авторитета.
Введите дату, пропустите пробел и введите полное имя и адрес получателя.
Пропустите еще один пробел, введите «Dear Mr./Ms.(insert name)», а затем двоеточие. Если вы чувствуете, что необходима особая стойкость, опустите «дорогой» и просто введите имя получателя. Пропустить другое место
В первом абзаце сразу же сообщите получателю, удовлетворена ли его апелляция, и кратко объясните, почему она получила свой запрос.
Если вы не удовлетворяете апелляцию, поблагодарите получателя за его интерес к вашему бизнесу или за ее усердную работу, и в конце параграфа сообщите ей плохие новости. Размещение плохих новостей в конце параграфа позволяет вам сначала смягчить удар, что помогает сохранить доброжелательность получателя. Объясните обоснование для краткого отклонения запроса; старайтесь не сообщать так много подробностей, чтобы получатель мог проверить политику и догадаться о вас.
Укажите любую дополнительную информацию о последующих действиях во втором абзаце. Если вы отклонили апелляцию, сообщите ей, что ваше решение является окончательным и что дело закрыто.
Введите «С уважением» или «С уважением» и пропустите три пробела. Напечатайте письмо и подпишите ваше имя синими или черными чернилами. Сохраните копию письма для ваших записей.
Отправьте письмо заказным письмом, чтобы сохранить запись вашего ответа и подтверждение того, что получатель получил письмо. Эта запись может быть важна, если дело доходит до суда.
