У каждого работодателя есть моральная и юридическая обязанность защищать бизнес и его работников как от незаконных проступков, так и от действий, которые создают неблагоприятную рабочую среду. Проведение расследования в любое время, когда вы получаете жалобу или у вас есть основания полагать, что сотрудник совершает проступок, жизненно важно для выполнения этих обязанностей. Если у вас нет веских причин не делать этого, информирование заинтересованных сторон о том, что расследование будет проводиться, является обычным первым шагом.
Внутренний формат напоминания
Несмотря на то, что вы можете составить черновик письма, используя памятку или формат делового письма, памятка чаще используется для внутренних коммуникаций. Кроме того, заголовок или строка темы, типичная для заметки, может сделать этот формат более эффективным. Помимо строки заголовка, заметка также включает дату, имя каждого получателя, а также имя и заголовок отправителя. Выровняйте по левому краю и сделайте одинарный пробел в каждом абзаце в теле заметки и используйте двойной пробел между абзацами. Включите специальные примечания, чтобы пометить памятку как конфиденциальную и указать, содержит ли памятка какие-либо приложения или приложения.
Обвиняемый сотрудник
Уведомить обвиняемого в письменном виде до начала расследования. В письме о расследовании следует как можно более подробно объяснить обвинения, включая имена, даты и обстоятельства. Опишите процесс расследования, определите законные права, которыми может обладать обвиняемый, и скажите обвиняемому, что у него будет возможность рассказать свою сторону истории как в письменной форме, так и во время личного допроса. Скажите человеку, является ли это «обычным делом» или его роль или служебные обязанности требуют изменения до завершения расследования.
Уведомление о расследовании
Включите непосредственного руководителя сотрудника и руководителя отдела в первоначальное уведомление. В письме должны быть разъяснены сущность и объем ожидаемого расследования. Кроме того, в письме должны быть указаны шаги, которые необходимо предпринять до начала расследования, такие как учет и защита активов и имущества предприятий или изменение обязанностей сотрудника. Наконец, в письме должно быть указано, будут ли супервайзеры и менеджеры участвовать в расследовании, и если да, то будут определены конкретные роли и обязанности.
Письма Интервью Расследования
Письма также должны отправляться всем, кого вы планируете взять на собеседование по ходу расследования Однако, в отличие от ожидающего уведомления о расследовании, которое может включать более одного получателя, уведомления об интервью должны содержать одного получателя в адресной строке независимо от того, сколько писем вы отправляете. В письме не должно быть никаких конкретных подробностей, но вместо этого просто указывается, что сотрудник может быть опрошен в рамках проводимого расследования, укажите имя человека, который будет проводить собеседование, и укажите ожидание полного сотрудничества. Кроме того, в письме должно быть указано, что памятка является конфиденциальной информацией и не подходит для межведомственного обсуждения.
