Написание официального письма совету директоров может быть пугающим процессом. Это ваш шанс услышать ваши мысли от ответственных лиц, поэтому важно следовать формальному процессу. Но нет смысла корректировать форматирование, если содержание отсутствует или в письме есть грамматические ошибки.
Прежде чем начать письмо на доску
В переписке с советом директоров знайте, что вы хотите сказать. Какова ваша мотивация? Чего ты хочешь достичь? Письмо-жалоба нуждается в совершенно ином такте, чем, скажем, в письме с просьбой о финансировании проекта.
Найдите время, чтобы сделать некоторые заметки. Запишите, что сказать и почему это важно для вас. Последний может не попасть в письмо, но это поможет вам сосредоточиться и разобраться. Есть ли какая-либо документация, к которой вам нужно обратиться, доказательства или статистика, которой вы хотите поделиться? Подготовьте их и запишите, почему они актуальны.
Составление письма
Во-первых, организуйте свои заметки. Что является самым важным в отношении того, почему вы пишете? Какие элементы поддерживают эту точку? Приведите их в порядок. По сути, это ваш план, так что теперь все готово.
Многие люди борются с написанием письма, думая, что им нужно быть остроумным с самого начала, но ясность важнее. Скажите все, что вам нужно сказать, а затем улучшите и затяните его при редактировании. Для начала ответьте на это «Уважаемый председатель Смит и члены совета», а затем откройте «Я пишу в…», а затем укажите свою основную причину написания.
Следуйте за свое открытие с главной опорной точкой и написать пару кратких абзацев, которые включают в себя все вопросы, вы уже отмечали ранее.
Помните, что это бизнес, и у этих людей есть много на их тарелке. Не будь цветочным, любящим или скучным. Доберитесь до сути, будьте вежливы и уважительно подпишитесь.
Важность редактирования
На самом деле, написание совета директоров не сильно отличается от написания любого официального делового письма, за исключением того, что оно предназначено для группы людей, и это может зависеть от того, почему вы пишете.
Большинство людей переоценивают необходимость писать, когда самая важная часть - это редактирование. Всегда делайте перерыв после того, как что-то напишите, чтобы ваша голова прояснилась, и вы вернулись со свежими глазами.
Возьмите как минимум три прохода редактирования. Ищите грамматические ошибки, ненужные слова и слишком случайный тон. Люди часто ошибочно считают, что они лаконичны с грубостью, но лаконичность написания сильна и, к слову, оба эти качества хорошо играют в деловой переписке.
Тем не менее, будьте почтительны и несколько почтительны, но не стесняйтесь и не кладите что-либо слишком сильно
Знай свою цель
Как уже упоминалось, важно знать, почему вы пишете. Вполне возможно, что три наиболее распространенных письма, которые вам придется написать, - это что-то просить, уйти в отставку или принять возможность.
Переоформление: Уходя из компании, проекта или даже самого совета директоров, заявляйте, что вы благодарны за предоставленную возможность. Объясните, предпочтительно в одном предложении, почему вы уходите в отставку - по личным причинам, чтобы изучить новую возможность, потому что вы жаждете изменений - без обмена подробностями. Держите это коротким и профессиональным. Если вы можете, предложите быть доступным в случае необходимости в будущем.
Прием: Это может быть один абзац, за которым следует благодарность. Скажем, вы гордитесь тем, что приняли эту возможность, вы с нетерпением ждете возможности внести свой вклад и благодарны за веру Правления. Не зацикливайтесь на проектах или намерениях; для этого и нужны контракты.
Запрос: Сразу же укажите, что вы запрашиваете. Объяснить, почему. Если у вас есть подтверждающие доказательства того, почему запрос действителен, кратко запишите это. Избегайте обещаний производительности или результатов, так как они должны быть указаны только в контракте или графике проекта, где у вас есть возможность ведения переговоров. Поблагодарите их за внимание и предложите быть доступными, если у них возникнут вопросы или потребуется разъяснение.
