Подписывать или не подписывать? Именно этот вопрос часто возникает, когда занятые менеджеры собираются написать памятку. В отличие от деловых писем, которые явно требуют подписи, заметки - это другое дело. Многим молодым менеджерам не совсем ясно, стоит ли подписывать их, только начинающие в мире бизнеса. Следующие советы помогут пролить свет на то, подписывать или не подписывать.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Основная программа обработки текста
-
Путеводитель по грамматике или книга по стилю, т.е. книга по стилю AP
-
Актуальные исследования, т. Е. Финансовые отчеты, бухгалтерские отчеты и т. Д.
-
Словарь, тезаурус, электронная таблица программного обеспечения (необязательно)
На поверхности они могут казаться похожими, но есть много различий между запиской и письмом. Письма, написанные на фирменном бланке компании, являются внешними документами. Они, как правило, обращаются к меньшей внешней аудитории, такой как клиенты, поставщики и отраслевые регуляторы. Это делает подпись обязательным элементом. Заметки, однако, являются внутренними и обычно видны только сотрудникам компании. На практике заметки не содержат подписи. Однако иногда руководителям целесообразно включать в заголовок свои инициалы рядом с именем. Настоящий трюк в том, чтобы знать, если и когда это сделать.
Цель меморандума поможет определить, стоит ли подписывать его или нет. Во-вторых, электронная почта - это основной инструмент, используемый менеджерами для обмена информацией с сотрудниками, будь то простые объявления или ключевая информация об изменениях в политике. Некоторые записки имеют тенденцию быть более чувствительными по своей природе, чем другие.
Насколько конфиденциальна информация? Обычные записки - те, которые касаются не спорных тем - составляют основную часть записок, присланных менеджерами. Эти типы записок редко требуют последующих действий и, как правило, принимаются за чистую монету. Сотрудникам может быть сложно услышать другие темы, такие как меры по сокращению корпораций, уменьшение пособий по болезни и т. Д. В результате их обоснованность может быть оспорена. Когда тема деликатна, автор заметки может инициализировать заметку, чтобы добавить достоверность ее содержанию. Но даже тогда инициалы не требуются.
Сколько людей получит памятку? Опять же, заметки иногда отправляются сотням людей, и их инициализация может занять много времени. В деловом мире время - деньги. Даже добавление инициалов может быть большим делом. Принимая решение о том, стоит ли создавать заметку или нет, спросите, какое значение добавляется к этой задаче? Если нет, пропустите это.
подсказки
-
Блоки подписи сигнализируют читателям, что они достигли конца письма. Тем не менее, с помощью записок телеграфируйте окончание с помощью переходных выражений, подчеркивающих заключение, таких как «при закрытии» или «наконец».
Предупреждение
Помните, пишете ли вы памятку или письмо с подписью или без нее, это может быть юридически обязательный документ. Никогда не спешите переписываться в спешке. Вы можете получить себя и свою компанию в горячей воде.
