Учет запасов топлива требует функционального метода объемного измерения, как при получении, так и при выдаче топлива. Факторы окружающей среды могут вызвать ощутимый дефицит запасов; например, при высоких температурах часть топлива в резервуарах без давления может испаряться и, следовательно, быть недоступной для измерения объема жидкости или даже выходить из нее, когда емкость открыта для проведения ручного измерения. Альтернативно, холодная погода может вызвать сокращение объема в запасе жидкого топлива. Предотвращение краж, хотя использование механизмов блокировки также важно для поддержания точного запаса топлива.
Запись топливных операций в бортовом журнале. Компании с несколькими местоположениями должны иметь журнал для каждого места выдачи, периодически обновляемый административным персоналом сайта. Водители компании должны вести личный журнал учета топливных операций. Совместно используемые транспортные средства должны иметь свой собственный журнал регистрации в дополнение к независимым журналам водителя, чтобы позднее на эти два набора данных можно было дать перекрестные ссылки. Журналы учета транспортных средств и водителя должны также включать пройденное расстояние каждый день для контроля эффективности использования топлива.
Периодически объединяйте данные из журналов в компьютерную электронную таблицу, чтобы сформировать более широкую картину использования топлива в организации. Компании, имеющие склады топлива, могут использовать данные бортового журнала, чтобы определить, сколько топлива осталось на складе.
Вручную проверяйте и периодически регистрируйте фактическое топливо в хранилище, используя как механизированные индикаторы, так и ручную ручку. Сравнение фактического запаса топлива в наличии с оценкой таблицы на основе журнала может предупредить компанию о неисправном насосном оборудовании или кражах. Согласно Cantest Solutions Inc., испарение топлива не должно приводить к расхождению в измерениях более 0,125% даже в среднем летнем дне. Расхождения значительно выше, чем это может указывать на проблему.
Запирайте насосы и газовые колпачки всегда, когда они не используются. Это предотвращает сокращение запасов из-за кражи.
Сравните данные за один месяц с другим, используя данные из журналов и электронных таблиц. Перекрестные ссылки на данные могут выявить тенденции использования топлива и могут даже предоставить полезный показатель для обслуживания транспортного средства, поскольку записи будут отслеживать расход топлива каждого транспортного средства.
подсказки
-
Создание нескольких электронных таблиц на основе данных журнала может позволить бухгалтерии отслеживать различные факторы, относящиеся к бизнесу. Некоторые предприятия, такие как автозаправочные станции, могут ограничиваться записью отчетов о заправке и заправке, в то время как компании, использующие транспортные средства, могут получить полезную информацию из более сложного учета и отчетности.
Предупреждение
Время от времени важно снимать показания вручную, особенно при управлении подземными топливными баками. Механизированные считывающие устройства могут выходить из строя, а резервуары могут протекать, а это означает, что простое тестирование объема с помощью линейки щупа может выявить проблему, прежде чем она превратится в нечто более серьезное.
