Без постоянных клиентов стоимость приобретения новых покупателей может быть слишком велика для большинства компаний, чтобы держать свои двери открытыми. Наличие системы для отслеживания того, кто покупает у вас, структуры расходов клиентов и того, как связаться с вашими клиентами, может быть одним из ваших самых ценных маркетинговых инструментов. Независимо от того, сколько у вас клиентов, вы можете создавать полезные базы данных, включая различные поля, которые можно сортировать для разных наборов данных.
Варианты программного обеспечения
Отслеживание клиентов с помощью учетных карточек или других бумажных средств является неэффективным методом; он замедляет перекрестные ссылки и не позволяет отправлять электронную почту или быстро создавать счета или почтовые ярлыки. Создавайте полезные списки клиентов с помощью простой программы для работы с электронными таблицами, например, Microsoft Excel. Или, в зависимости от ваших навыков работы с компьютером и бюджета, купите программу управления взаимоотношениями с клиентами, называемую базой данных CRM, также известную как программное обеспечение для управления клиентами. Различные компании делают версии полезными для создания списков, чтобы помочь с выставлением счетов, продаж, маркетинга и некоммерческих пожертвований. Некоторые требуют программного обеспечения, которое находится на вашем компьютере, в то время как другие позволяют вам безопасно хранить свои списки в Интернете.
Сбор информации
Насколько полезны ваши списки клиентов, зависит от данных, которые вы собираете, и от того, как вы вводите их в свою базу данных. Решите, какую информацию о своих клиентах хранить и использовать, такую как имя, адрес, номера телефонов, пол, возраст и адрес электронной почты. Не бойтесь собирать слишком много информации; легко отфильтровать информацию, необходимую для различных задач, ограничив критерии поиска. Например, вы можете указать даты покупки, типы приобретенных продуктов, клиентов по территории или представителю, историю жалоб клиентов и личные заметки. Чтобы выполнить поиск женщин-клиентов, которые потратили более 500 долларов США за последние 30 дней, вам нужны только эти три характеристики данных для поиска. Если у вас нет всех данных, которые вы хотите, проведите конкурс, который требует, чтобы клиенты заполнили полный личный профиль, или нанять человека или фирму, чтобы связаться с клиентами по поводу обновления ваших учетных записей клиентов, чтобы лучше обслуживать их.
Создание базы данных
Когда вы создаете базу данных, создаете поля и столбцы, вы можете легко идентифицировать и использовать их для различных поисков. Чем больше вы выделяете каждый фрагмент информации, тем больше запросов вы можете создать. Например, ввод адресов с использованием различных полей для адреса улицы, города, штата и почтового индекса позволяет создавать списки или выполнять поиск по одному или нескольким из этих критериев наряду с другими полями. Разделяйте имена и фамилии отдельно, чтобы идентифицировать повторяющиеся списки из-за разных имен, таких как Роб и Роберт. Сделайте названия должностей и названия компаний различными полями.
Использование ваших данных
Чтобы начать использовать свою базу данных, запустите несколько тестовых списков, чтобы увидеть, как она работает. Запускайте простые сортировки, начиная только с одного критерия, такого как почтовый индекс. Затем используйте два критерия, например, мужчины по штату. Как только вы убедитесь, что ваша база данных работает так, как вы хотите, создайте списки, которые предоставляют необходимую информацию, такую как рассылка и выставление счетов, и сортировки, которые предоставляют информацию о покупательских привычках клиентов. Обновляйте свою базу данных каждый раз, когда вы взаимодействуете с вашим клиентом, чтобы обновлять информацию и помогать вам избегать повторяющихся телефонных звонков или электронных писем, которые могут раздражать клиентов.
Политика безопасности и использования
Создав список клиентов, вы несете ответственность за его безопасность. Будьте осторожны с тем, кто имеет доступ к вашему списку, где вы храните его и как вы его создаете. Сохраняйте резервную копию вашего исходного списка и резервную копию списка каждый раз, когда вы обновляете его, сохраняя предыдущие версии. Это поможет вам вернуться к последнему рабочему списку клиентов, если текущий файл будет поврежден. Если вас взломали или кто-то получил доступ к вашему списку клиентов без вашего разрешения, решите, должны ли вы сообщить своим клиентам. Если в вашем списке нет конфиденциальной информации, такой как номера кредитных карт или пароли, которые клиенты используют для входа на ваш веб-сайт, вам не нужно беспокоиться. Если вы планируете проводить кампании по электронной почте со своими списками клиентов, обратитесь к своему интернет-провайдеру, чтобы определить, каковы его правила для отправки массовых писем, и если вы должны включить условия отказа для клиентов.
