Протоколы заседаний являются необходимыми юридическими документами для некоммерческих организаций, государственных учреждений, обществ и корпораций. Они обеспечивают запись процесса принятия решений. Минуты отличаются от диктовки. Они не являются дословной расшифровкой того, что произошло на собрании; вместо этого они представляют записи о том, кто присутствовал, что обсуждалось, какие голоса были отданы и что было решено. Минуты хранятся несколько лет.
Подготовьтесь к записи точных минут
Просмотрите повестку дня встречи. Это позволит вам планировать важные пункты повестки дня, по которым вам нужно будет делать заметки. Вы также получите представление о том, сколько посетителей ожидать.
Составьте лист участника. Это может быть так же просто, как лист бумаги с названием встречи и датой вверху с несколькими пронумерованными строками. Вы будете распространять это в начале собрания для подписания участниками.
Убедитесь, что ваше записывающее оборудование работает правильно. Вы можете делать заметки о собрании на ноутбуке, ручкой и бумагой или записывая собрание. Если на собрании будет представлена конфиденциальная информация, обсудите запись с председателем и объясните свое намерение использовать запись только для обеспечения точности протоколов.
Создать протокол встречи для записи
Делайте заметки во время встречи. Сосредоточьтесь на предмете каждого обсуждения и оставьте комментарий. Например, обратите внимание, что выделение средств на новое здание обсуждалось, но не отмечайте, что «обсуждение было эмоциональным и горячим». Обратите внимание, кто предложил каждое предложение и что было решено.
Создайте документ, который будет официальным протоколом встречи. Он должен быть в том же формате, что и протокол предыдущего заседания. Рассмотрите возможность использования шести разделов: призыв к заказу, перекличка, утверждение протокола последней встречи, открытые вопросы, новый бизнес и перерыв. Под каждым предоставьте краткое и нейтральное резюме обсуждения или деятельности. Если был подсчет голосов, включите подсчет. Если голоса не были подсчитаны, укажите только то, что предложение было «перенесено» или «провалено». Создайте место для минут, которые будут подписаны вами, как докладчиком и председателем, который утвердит протокол.
Раздайте протоколы членам совета директоров в течение одной недели после собрания и, если собрание было публичным, внесите их в открытый отчет. Вносите изменения и исправления по мере необходимости. Обратитесь к своим собственным заметкам или к вашей записи встречи, если требуется разъяснение.
Хранить протокол встречи в файлах компании
Составьте протокол встречи с протоколом предыдущих встреч. Вы можете хранить протоколы в переплете, организованном комитетом или советом, и в хронологическом порядке. Поскольку протоколы заседаний являются юридическими записями, храните их в головном офисе
Удалите запись, сделанную вами на собрании, если только ваша организация не хранит эту запись. Как только ваши минуты являются окончательными, обычно нет необходимости сохранять эту резервную копию, и ее содержимое может быть конфиденциальным или конфиденциальным.
Скопируйте и распространите протокол собрания в начале следующего собрания. Они будут утверждены в качестве первого пункта бизнеса.
подсказки
-
При необходимости просмотрите шаблоны собраний. Узнайте, как хранятся старые протоколы, или поищите в Интернете «Шаблоны минут собраний».
