Всякий раз, когда кто-то претендует на работу, кредит или аренду, он может рассчитывать на то, что его статус занятости будет подтвержден потенциальным работодателем, кредитором или арендодателем. Отправка письма с запросом на получение справки с места работы предоставляет платформу для получателя, которая дает правдивую и добросовестную информацию, а также позволяет настроить запрос. Например, арендодателю может понадобиться только проверить занятость потенциального арендатора и текущую заработную плату, кредитор может быть заинтересован в будущем увеличении заработной платы, а потенциальному работодателю может потребоваться более подробная информация о датах занятости заявителя, должности и истории заработной платы.
Получите согласие и важную информацию
Сначала вам необходимо получить письменное согласие соискателя, так как большинство компаний не будут раскрывать информацию о текущем или бывшем сотруднике без письменного разрешения. Один из способов сделать это - попросить заявителя подписать форму авторизации. Другой способ - включить раздел о согласии в справку с заявлением о приеме на работу. Вы должны попросить заявителя предоставить правильное имя и почтовый адрес для получателя. Эта информация может сильно различаться в зависимости от работодателя. Например, контакт может быть отделом кадров в большой компании или владельцем бизнеса в небольшой компании.
Использовать формат делового письма
Некоторые работодатели используют стандартную форму для запросов на проверку занятости. Тем не менее, другие оставляют вам формат и многословность запроса. Если вы пишете письмо без официального руководства, используйте стандартный формат делового письма и оставляйте запрос кратким и точным.
Получить прямо в точку
Используйте первый абзац письма, чтобы указать цель письма и адрес согласия. Например, откройте заявление типа «Я отправляю запрос на подтверждение занятости». Затем просмотрите ссылку на заполненное вложение согласия. В качестве альтернативы, вставьте две строки непосредственно перед приветствием, в котором заявитель дает письменное согласие. Достаточно простого заявления, такого как «Я разрешаю передачу моей информации о занятости (компании или частному лицу)», за которым следует подпись заявителя на отдельной строке.
Укажите ваши требования проверки
Затем укажите необходимую информацию во втором абзаце, используя формат списка или маркированного списка. Хотя конкретные требования в этом разделе будут различаться в зависимости от ваших потребностей и от того, связываетесь ли вы с нынешним или бывшим работодателем, обычно это включает:
- Полное имя заявителя
- Место работы
- Даты трудоустройства
- Ставка заработной платы или годовой оклад
- Для текущего работника попросите работодателя указать, является ли эта должность временной или постоянной
- Также для текущего работника попросите работодателя указать, ожидается ли, что зарплата заявителя останется такой же или изменится в течение следующих 12 месяцев.
Конец письма
После указания требований проверки укажите свое имя и контактную информацию в третьем абзаце. Это позволяет компании связаться с вами, если им нужно поговорить с вами по телефону. Добавьте закрытие к письму, такое как «С уважением» или «С уважением». Наконец, закройте письмо, напечатав и подписав свое имя и введя дату запроса.
