Если вы разговариваете по телефону с многословным коллегой или клиентом, быстрый и простой телефонный звонок может отнять у вас много времени. Вместо того, чтобы пытаться выполнять многозадачность во время разговора с вызывающим абонентом, вы должны использовать некоторые тактичные приемы, чтобы как можно быстрее завершить разговор, не жертвуя вежливостью или отходом от основного этикета. После того, как вы позаботились о текущем бизнесе, вы можете сделать изящный и вежливый выход из звонка.
Сосредоточьтесь на проблеме под рукой. Держите разговор сосредоточенным на цели для звонка и избегайте дрейфа в небольшой разговор. Если человек, с которым вы разговариваете, начинает отклоняться от другой темы, осторожно верните его к более актуальным вопросам. Не бойтесь быть впереди при этом. Если человек, с которым вы разговариваете, смещается к другой теме, верните его, сказав: «Но о…», и еще раз упомяните основной вопрос. Это позволит вызывающему абоненту знать, что находящийся под рукой предмет - это самая важная вещь. Также отметьте, что вы «не хотите отнимать у него слишком много времени». Это строгий, но вежливый способ удержать телефонный звонок на ходу.
Задавайте закрытые вопросы, чтобы не было отклонения от основной темы. Вместо того, чтобы спрашивать, каково хорошее время для встречи, спросите: «Будет ли 10 утра подходящим временем для встречи?» На закрытые вопросы будет иметь только определенное количество ответов, максимум два или три, и это сделает разговор конкретным. к предмету под рукой.
Подведите итог телефонного звонка, чтобы убедиться, что вы обо всем позаботились. Повторите проблему и как она решается. Быстрое: «Я соберу эту информацию и сообщу вам до конца дня», подтверждает, что обо всем позаботились.
Спросите, можете ли вы чем-нибудь помочь, или по каким-либо другим вопросам, требующим обсуждения. Еще раз подчеркните цель звонка и не отклоняйтесь от других тем. Используйте такие фразы, как «Итак, решает ли это вашу проблему с отчетом о расходах?» Или «Есть ли что-нибудь еще, что я могу включить в этот пакет для вас?» Когда ваш звонок завершится, человек на другом конце, скорее всего, признает, что по этой теме больше нечего обсуждать.
Спасибо звонящему за его время или за звонок (в зависимости от того, кто инициировал звонок). Дайте ему знать, что вы будете действовать в соответствии с ситуацией. Используйте быстрый «Хорошего дня» или «Спасибо за звонок», чтобы завершить разговор. Избегайте длительных прощаний, во время которых вы обмениваетесь слишком многими любезностями.
подсказки
-
Если вы знаете, что конкретный сотрудник имеет тенденцию говорить слишком долго, отправьте электронное письмо, когда это возможно, чтобы решить проблемы или задать вопросы.
