Использование служебных записок для запроса волонтеров для планирования праздников в офисе - хороший способ привлечь многих работников и дать им почувствовать себя включенными в офисную команду. Эффективное использование волонтеров сотрудников может сделать такие мероприятия, как рождественские вечеринки, без проблем. Записки также гарантируют, что сообщение или объявление достигнет всех предполагаемых получателей. При планировании рождественских вечеринок и других офисных мероприятий вы должны убедиться, что все приглашенные на мероприятие знают дату и время.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Список потенциальных сотрудников-волонтеров
-
Контактная информация для всех потенциальных волонтеров
-
Дата, место и время проведения мероприятия
-
Список требований к времени и обязанностям волонтера
Определите тип рождественской вечеринки в вашем офисе. Решите, будет ли мероприятие проходить в офисе или за его пределами. Установите бюджет. Определите количество приглашаемых лиц, включая супругов или гостей сотрудников. Решите, будет ли подан алкоголь и будут ли предоставляться бесплатные напитки или касса. Держите подробный список параметров вечеринки, чтобы ваши волонтеры могли ее настроить.
Определите, сколько сотрудников-добровольцев вам понадобится для организации и проведения вечеринки. В большинстве случаев для выполнения всех функций потребуется не менее 10 добровольцев. Выберите лидера добровольца, чтобы наблюдать за другими сотрудниками добровольца. Обсудите детали организации напрямую с ведущим волонтером. Убедитесь, что у каждого потенциального волонтера есть время и возможность участвовать, прежде чем назначать роли.
Создайте памятку всем потенциальным волонтерам, в которой говорится, что вам нужна помощь в организации вечеринки. Укажите имя сотрудника, выбранного для работы в качестве добровольца. Убедитесь, что все волонтеры понимают, что кроме вас, для организации вечеринки будет доступен еще один человек. Попросите всех получателей заметок связаться с вами в течение недели, чтобы сообщить, могут ли они стать волонтерами. Держите список всех, кто согласился помочь.
Отправьте второе напоминание людям, которые вызвались добровольцем. Назначьте партийные задачи и обязанности конкретным лицам или небольшим группам. Например, назначьте одну группу, ответственную за выбор меню еды; вторая группа, отвечающая за рассылку приглашений; третья группа, отвечающая за украшения, сувениры и подарки. Продолжайте разделять задачи, пока не будут охвачены все аспекты вечеринки. Возможно, вам придется привлекать дополнительных добровольцев, если ваша вечеринка большая, формальная или более сложная, чем случайная встреча в офисе.
Во втором меморандуме объявите расписание заседаний партийного комитета добровольцев, еженедельное или ежемесячное, для организации и подготовки. Запланируйте первую встречу как минимум за четыре-шесть месяцев до мероприятия. Это поможет гарантировать, что ни одна деталь не будет пропущена, и все добровольцы понимают свои обязанности и временные обязательства. Запланируйте встречи в рабочее время на месте, но будьте уверены, что они не окажут негативного влияния на повседневную работу волонтеров. Попросите всех добровольцев сообщить, примут ли они участие в стартовом собрании.
Используйте памятки, чтобы регулярно следить за всеми добровольцами на протяжении всего процесса планирования. Укажите в каждой записке, что обсуждалось на последнем совещании и что будет обсуждаться на следующем совещании. Попросите добровольцев пообщаться со всей группой, если у них есть идеи, предложения, вопросы или проблемы, чтобы все были в полной мере осведомлены о том, как идет процесс планирования.
Перед началом мероприятия отправьте памятку всем сотрудникам в вашем офисе или компании, поблагодарив добровольцев-сотрудников за их работу по подготовке к вечеринке. Это выражение благодарности важно для волонтеров.
подсказки
-
При написании заметок используйте традиционный деловой язык, даже для веселых мероприятий, таких как рождественские вечеринки. Избегайте использования сленговых терминов, ненормативной лексики и сомнительного языка при написании заметок.
Предупреждение
Не позволяйте волонтерам использовать собрания по планированию вечеринок в качестве предлога, чтобы избежать повседневных рабочих обязанностей.
