Написание счета-фактуры за отработанные часы или конкретную услугу, оказанную другому бизнесу или частному лицу, требует несколько иного подхода, чем тот, который используется для продажи материального продукта. Вместо того, чтобы собирать установленную розничную или оптовую цену, вы выставляете счет либо за часы, отработанные по согласованной ставке, либо за конкретную услугу, выполненную по согласованной цене. Выставление счетов за оказанные услуги требует внимания к деталям.
Сообщите своим клиентам, когда и как вы собираетесь выставлять им счета за вашу работу. Если вы выставляете счет заранее, прежде чем начинать проект, вам необходимо сообщить об этом своим клиентам. Если вы выставляете счет за незавершенное производство, а не дожидаетесь завершения контракта, убедитесь, что ваш клиент согласен. Многие малые предприятия выставляют счета в электронном виде. Сообщите своим клиентам, что они будут получать счета по электронной почте, чтобы они случайно не удалили их.
Ведите хорошие записи. Составьте записи о датах и часах работы и характере оказанных услуг. Просмотрите соглашение о проекте или договор на обслуживание, чтобы освежить в памяти конкретные условия. Проверьте имя и адрес. Включите ссылочный номер счета клиента, если он есть.Включите ваш собственный ссылочный номер файла, если применимо.
Используйте простой формат. Это делает процесс выставления счетов более эффективным. Вы также можете использовать программное обеспечение для стандартизации формата счета. Ваш счет-фактура должен включать поля для ссылочных номеров счетов-фактур, даты выставления счета, фирменного наименования и адреса, а также фамилии сотрудника по контракту, которому отправляется счет-фактура. Оставьте достаточно места для перечисления услуг, предоставляемых вместе с соответствующими кодами проекта или продукта.
Укажите сумму счета. Этими часами могут быть фактические часы обслуживания, которые вы предоставили по согласованной почасовой ставке, или конкретные услуги, которые вы предоставили для суммы счета. Например, если вы строите крыльцо, вы, возможно, составили план, выбрали пиломатериалы и заложили фундамент для рамы в течение одного расчетного периода. Вы можете перечислить виды деятельности и указать сумму единовременного счета. Или вы можете перечислить каждое действие отдельно, указать отработанные часы для каждого, а затем рассчитать сумму счета-фактуры, умножив отработанные часы и почасовую ставку.
При необходимости включите подтверждающие документы. Например, если вам пришлось использовать курьерские или дублирующие службы для выполнения задач, приложите копии квитанций.
