Требование оплаты по просроченному счету требует подхода, который уравновешивает уверенность и профессионализм. Вести подробные записи, чтобы упростить процесс, и отслеживать счета по номеру и дате обслуживания. Определите условия оплаты в каждом счете, чтобы вы могли ссылаться на политику вашей компании при проведении сбора и последующих запросов.
Дружественный телефонный звонок
Сделайте телефонный звонок, чтобы запросить оплату по позднему счету. Это может быть особенно эффективно, если у вас есть знакомые отношения с клиентом и вы предполагаете, что просроченный платеж был недосмотром. Например: «Привет, Стэн, это Джейн Смит из компании ABC. Я хочу убедиться, что вы получили счет, который мы отправили вам за прошлый месяц. Это было датировано 15 января 2015 года. Прошло 10 дней, поэтому мне интересно, не было ли оно не на своем месте? Я могу отправить вам копию прямо сейчас, если хотите.
Официальный телефонный звонок
Если вы пытаетесь получить счет, оплаченный через бухгалтерию крупной компании или незнакомым индивидуальным клиентом, уместен более формальный тон. Укажите себя, уточните характер звонка и сделайте запрос. «Это Джейн Смит из компании ABC. Я звоню по поводу счета-фактуры № 1234, отправленного вам по почте 15 января 2015 года. В настоящее время счет-фактура не оплачен, и я звоню сегодня, чтобы узнать, какие способы оплаты вы хотели бы заключить ».
Письменный запрос
Как и формальные и неформальные телефонные звонки, способ подачи письменного запроса на оплату зависит от характера ваших деловых отношений. Неофициальное электронное письмо постоянному клиенту может быть простым, например: «Просто проверьте свой неоплаченный счет за последний месяц. Я прилагаю еще одну копию на тот случай, если она вам понадобится ». Она также может быть формальной и настойчивой, с указанием характера правонарушения и последствий продолжающейся неуплаты. «Если эта учетная запись остается неоплаченной в течение более 30 дней с даты выставления счета, вы будете подвергнуты 10-процентной оплате за опоздание и будущие сборы».
Сделать оплату легко
Делая запрос на оплату, предоставьте заказчику несколько вариантов для ускорения транзакции. Например, предложите принять оплату с помощью кредитной карты по телефону, наличными или денежным переводом по почте или электронным платежом через интернет-банк или сайт электронной оплаты. Попросите немедленной оплаты, чтобы избежать дальнейших задержек. Если клиент не может заплатить, попросите частичную оплату или соглашение о платеже в заранее установленную дату в будущем. Положите все соглашения в письменной форме.
Обращаться в суд
Ваш запрос на оплату может иметь больший вес, если у вас есть законопроект. Это может быть рассмотрено, если сумма неоплаченного счета является значительной или опоздание более чем на 90 дней. Вы также можете рассмотреть суд мелких тяжб или нанять агентство по сбору платежей, чтобы помочь вам в ваших усилиях. Не позволяйте неоплаченным счетам задерживаться месяцами. Чем дольше счет-фактура остается неоплаченным, тем выше вероятность того, что вы вообще не увидите платеж.
