Деловые письма часто заканчиваются включением справочных инициалов. Эти инициалы предназначены для использования в качестве ссылки на автора письма, подписавшего и машинистки. Многие компании требуют использования справочных инициалов на всех деловых письмах; другие нет.
размещение
Самый последний раздел делового письма посвящен ссылочным инициалам. Эти инициалы всегда располагаются внизу буквы, на две строки ниже блока подписи и выровнены по левому полю. Может быть один или несколько наборов исходных инициалов.
подробности
Эти сокращения используются для справочных целей, поэтому понимание порядка инициалов важно для читателя письма; может быть один, два или три набора инициалов. Подпись инициалов букв ставится первой, заглавными буквами, после которой ставится косая черта (/) или двоеточие (:). После этого инициалы автора пишутся снова заглавными буквами, за которыми следует косая черта или двоеточие. Инициалы машинисток всегда ставятся последними и должны быть в нижнем регистре.
Цель
Ссылочные инициалы используются как способ записи того, кто написал подписанный и напечатал документ. Эти инициалы позволяют предприятиям исследовать проблемы, связанные с письмами, которые отправляет компания. Если в письме возникает недоразумение, читатель может обнаружить, что лицо, написавшее письмо, отличалось от того, кто его подписал; Автор, возможно, пропустил важные элементы, подписавшего письмо, которое требуется в документе.
Элементы деловых писем
Когда компания пишет деловое письмо, оно включает в себя определенные стандартные элементы. Большинство компаний пишут деловые письма на бланках. Машинистка записывает дату, адрес получателя и приветствие. После этого машинистка пишет тело письма, заключительное и включает блок подписи; ссылочные инициалы считаются частью блока подписи. Другими элементами, часто включаемыми в деловые письма, являются контрольная строка, в которой указывается цель письма или его значение, или линия внимания, обеспечивающая доступ к документу нужного человека.
