Обучение - это сердце любой бизнес-операции. Будь то обучение приветствию и обслуживанию клиентов или использование сложных технологий, предприятия, приверженные обучению, пользуются более эффективным и продуктивным персоналом и обеспечивают лучшее обслуживание клиентов, чем те, кто этого не делает. Некоторые бизнес-категории имеют юридически обязательные требования к обучению. В Microsoft Office Suite есть два варианта отслеживания обучения сотрудников: Microsoft Excel или Microsoft Access. Система Excel может быть реализована любым человеком, имеющим базовый опыт работы с электронными таблицами. Доступ, однако, предоставляет более сложные методы для отчетности и отслеживания.
превосходить
Составьте список названий учебных занятий, которые сотрудники должны завершить. В новой электронной таблице введите следующие заголовки столбцов: «Имя», «Фамилия» и название темы или сеанса в каждом последующем столбце, используя столько, сколько необходимо. Также можно добавить столбец для номера сотрудника или другого идентификатора. Выберите команду «Печать заголовков» из группы «Параметры страницы» на вкладке «Макет страницы» на ленте и создайте строку «Заголовок». Введите «$ 1: $ 1» в поле «Строка заголовка».
Введите имена всех сотрудников и любые идентификационные номера в соответствующие столбцы.
Выберите ячейку «A1» и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите, чтобы выделить все строки и все столбцы, в которые будут вводиться данные. Выберите команду «Формат в виде таблицы» в группе «Стили» на вкладке «Главная». Проверьте поле «Диапазон данных» и установите флажок «Моя таблица имеет заголовки».
Выберите все строки и столбцы, в которые будут вводиться даты обучения. На вкладке «Главная» выберите предпочтительный формат даты в раскрывающемся списке «Общие» в группе «Число». Сохраните электронную таблицу.
Введите соответствующую дату в правильном столбце и введите строку, когда сотрудник завершает необходимое обучение. Использование формата «Таблица» позволяет в один клик сортировать по столбцам при подготовке отчетов. Сохраняйте электронную таблицу после каждого нового ввода данных.
Доступ
Создайте новую базу данных Access. Переименуйте «Таблица 1» в «Запись об обучении сотрудников» или в качестве альтернативного имени. Откройте «Представление дизайна таблицы» из группы «Представление» на вкладке «Главная страница». Первое поле, ID, по умолчанию установлено в качестве первичного ключа. Access автоматически нумерует это поле или, используя панель «Свойства поля», вы можете создать маску или другое форматирование в соответствии с потребностями вашего бизнеса, например, добавление идентификационных номеров сотрудников.
Введите эти имена полей и любые другие поля для ввода требуемых данных, таких как «Имя», «Фамилия», «Тема обучения» или «Дата завершения». Другие поля для записи могут включать «Оценки», «Производительность» и «Примечания или комментарии». Установите соответствующий тип данных и свойства формата. Не забудьте выбрать «Дата / Время» для типа данных поля «Дата».
Сохраните таблицу. Переключитесь на «Просмотр таблицы» в группе «Просмотр» на вкладке «Главная».
Выберите «Мастер форм» в группе «Формы» на вкладке «Создать», чтобы открыть диалоговое окно дизайна. Выберите каждое желаемое «Доступное поле» в левом столбце и перейдите к столбцу «Выбранное поле», нажав кнопку «>» для отдельных полей или кнопку «>>», чтобы переместить все поля одновременно. Нажмите кнопку «Далее».
Выберите нужный макет для формы в диалоговом окне «Макет». Нажмите кнопку «Далее». Назовите «Форму» в следующем диалоговом окне или оставьте соответствие по умолчанию имени таблицы. Решите, следует ли принять форму, разработанную мастером, или изменить дизайн. При изменении формы нажмите кнопку «Далее». Если используется дизайн по умолчанию, нажмите кнопку «Готово». Сохраните форму.
Заполните данные для каждого сотрудника и сеанса обучения, когда информация будет доступна. Используйте представление «Форма» для ввода данных и представление «Таблица» для фильтрации данных и создания отчетов. Записи сохраняются автоматически при вводе данных.
подсказки
-
Excel допускает простой поиск и отчеты, основанные исключительно на сортировке. Доступ позволяет вести сложный учет и отчетность, позволяя нескольким фильтрам создавать отчеты по сотрудникам, сессиям обучения или любым другим полям или выбору данных. Имена полей доступа не могут иметь пробелов; создайте заголовок простым языком для заголовков столбцов отчета. Например, поле «TrainingSessionName» может содержать заголовок «Training Session» для отчетов.
Предупреждение
Не используйте номера социального страхования в качестве идентификационных номеров сотрудников; это открывает бизнес к ответственности за кражу личных данных.
