Отслеживание запасов, безусловно, не является одной из самых приятных частей ведения бизнеса. Это требует тяжелой ручной работы (подъем, перемещение, подсчет), бумажной работы и много времени, проведенного за компьютером. Хорошей новостью является то, что как только вы, наконец, создадите свою систему отслеживания запасов, ваш бизнес станет намного более эффективным. Вы сможете отслеживать тенденции продаж и прибыли, узнаете, когда идеальное время для заказа или производства большего количества продуктов, и сможете быстрее составлять финансовые отчеты и сводки по итогам года.
Подсчитайте свои продукты, чтобы определить начальный запас. После того, как у вас есть окончательные цифры, классифицируйте свой инвентарь сначала по названию продукта, а затем по другим специфическим атрибутам продуктов, таким как цвет, размер, дата или стиль. Например, если вы держите вышитые футболки в качестве инвентаря, вы можете классифицировать их по сообщению на футболке, затем по цвету, а затем по размеру. Это облегчает отслеживание и поиск необходимого инвентаря.
Создайте электронную таблицу в Microsoft Excel, чтобы отслеживать запасы, если в запасе имеется менее 10 типов продуктов. Создайте новый рабочий лист для каждого продукта и начните с перечисления начального инвентарного количества. С этого момента вычитайте все продажи каждого продукта, которые выходят согласно вашей регистрационной информации на еженедельной основе. Добавляйте новый инвентарь по мере его поступления. Отрегулируйте сумму инвентаря, когда есть возвращение продукта. Не забудьте указать дату рядом с каждой записью.
Если у вас есть более 10 типов продуктов для инвентаризации, рассмотрите возможность настройки базы данных инвентаризации в Microsoft Access (см. Ресурсы для ссылки на шаблоны, которые вы можете использовать). Шаблоны инвентаризации базы данных Microsoft Access более привлекательны, автоматизированы и просты в использовании. Это также позволяет вам печатать удобные отчеты об инвентаризации, чтобы отслеживать продажи, пополнение запасов и возвраты.
Если вы продавец магазина, который продает много разных товаров, приобретите профессиональное программное обеспечение для управления запасами, чтобы интегрировать его со сканером штрих-кода и регистрами в вашем магазине. Это будет дорогостоящим, но стоить затрат, так как это приведет к огромным затратам времени на ручное обновление базы данных с таким количеством элементов для отслеживания (см. Раздел «Ресурсы» для предложения программного обеспечения для отслеживания запасов). Если вы оптовик, дистрибьютор или производитель, работающий только со счетами (без прямых продаж клиентам), вы также можете отслеживать свои запасы, используя документацию по счетам.
Если вы являетесь продавцом в магазине, проводите ручную проверку инвентаря не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что бумажный инвентарь соответствует инвентарю в магазине. Из-за усадки (кражи) числа могут существенно отличаться, если не проводить регулярную инвентарную проверку. Измените числа в вашей компьютерной системе, чтобы отразить усадку.
подсказки
-
Если у вас очень большой магазин, вы можете нанять стороннюю компанию, чтобы она пришла и провела инвентаризацию вручную. Они обычно выполняют свою работу после закрытия магазина и до поздней ночи. Хотя усадка, безусловно, является проблемой для любого бизнеса, потерянная сумма может быть списана, что обеспечит вам будущую налоговую льготу. Это еще одна причина, почему так важно проводить регулярную ручную проверку инвентаря, когда вы работаете в розничном бизнесе.
