Компания, которая продает товары или нуждается в регулярных поставках, должна иметь отдел закупок или пункт связи. Ответственный за этот процесс называется агентом по закупкам. Перед заказом инвентаря для бизнеса важно понять основы процесса заказа и покупки.
оценка
Одним из первых этапов процесса заказа и покупки запасов является оценка товаров, которые компания может купить. Благоразумный покупатель обеспокоен качеством, когда речь идет о потребностях в запасах. Он отвечает за то, чтобы компания не получала плохо изготовленный продукт или неправильное сырье. Поэтому покупатели обычно заказывают образцы материалов, продуктов и расходных материалов, чтобы обеспечить их соответствие стандартам качества компании.
Создать соглашение
После того, как представитель по закупкам определит поставщика и необходимые продукты, следующим шагом будет заключение договора купли-продажи. В договоре купли-продажи покупатель и дистрибьютор согласовывают ценовую скидку на товары и условия оплаты. Например, «нетто 30» означает, что оплата должна быть произведена через 30 дней после даты выставления счета. В соглашении также перечислены условия и правила возврата, обмена и оплаты транспортных расходов.
Отправить заказ на покупку
Следующим шагом для покупателя является отправка дистрибьютору, оптовику или производителю заказа на покупку. Заказ на покупку - это обязательство покупать товары, пока получатель доставляет. В заказе на поставку указаны точные позиции, которые покупатель желает приобрести, и адрес доставки. В нем также указаны номер заказа на поставку, номер счета (назначенный дистрибьютором или производителем) и краткое изложение условий, согласованных обеими сторонами.
Оплатить счет
Распределительная компания получает и обрабатывает заказ покупателя. После отправки товара покупателю, дистрибьютор выставляет счет для запроса оплаты. Счет-фактура содержит номер заказа на покупку, номер счета, адрес покупателя, описание отправленных товаров и общую сумму к оплате. В счете-фактуре также указана дата выставления и условия (например, нетто 30, подлежащие оплате в течение 30 дней), чтобы покупатель мог своевременно внести платеж.
