Разработка шагов для обработки заказов имеет решающее значение для вашего бизнеса. Без надлежащего рабочего процесса обработки заказов обработка заказов в вашем бизнесе будет хаотичной и ненадежной. Потратьте время на разработку правильных руководящих принципов обработки заказов, и ваш бизнес будет работать более плавно, и вы получите более высокую удовлетворенность клиентов.
Используйте стандартизированную форму при принятии заказов
Независимо от того, использует ли ваша компания представителя по обслуживанию клиентов для принятия заказов или заказчик вводит заказы непосредственно через ваш веб-сайт, очень важно иметь стандартизированную форму. Это позволяет человеку, заполняющему форму, знать, какая информация требуется, и обеспечивает сбор всей необходимой информации.
Каждый из ваших предметов инвентаря может иметь немного разные детали заказа. Например, если вы управляете мебельным магазином, форма заказа дивана может включать тип ткани, а форма стола может требовать тип отделки.
Важно, что неполные формы заказа не принимаются. Если форма заказа не содержит необходимой информации, она должна быть возвращена и заполнена, прежде чем ее можно будет обработать.
Подтвердите заказ
После отправки формы заказа она должна быть подтверждена заказчиком. Это можно сделать, отправив электронное письмо с деталями заказа. Нет необходимости требовать от клиента проверки заказа. Вместо этого, дайте понять, что клиент должен связаться с вашей компанией, если есть какие-либо проблемы с заказом. Обязательно сделайте контактную информацию вашей компании легко доступной для клиента.
Распределить форму заказа внутри страны
Как только форма заказа заполнена, она должна быть отправлена всем, кому необходимо выполнить действие, связанное с выполнением заказа. Это включает в себя склад, отдел дебиторской задолженности и производителя, если заказ выполняется третьей стороной. Ожидаемая дата выполнения должна быть четко указана, чтобы все участники знали расписание.
Общаться с клиентом
Важно четко общаться с клиентом. Сообщите клиенту, если есть задержка в выполнении заказа. Быть искренним и честным с клиентом, когда есть проблема, намного лучше, чем игнорировать ее. Также сообщите клиенту, когда будет отправлен заказ. Сообщите ей перевозчика, номер для отслеживания и ожидаемую дату доставки. Запросите обратную связь от клиента после того, как он получит заказ. Попросите представителя службы поддержки позвонить, чтобы убедиться, что клиент доволен покупкой, или воспользуйтесь онлайн-опросом, чтобы получить обратную связь. В любом случае, обратная связь с клиентом даст очень полезную информацию о вашем процессе выполнения заказа.
