Профессионалы, такие как бухгалтеры и юристы, часто пишут письма клиентам по важным деловым вопросам. Фирма должна следовать определенным процедурам, чтобы составить четкие и эффективные письма от клиентов. Профессионалы пишут клиентские письма для ряда целей, которые включают в себя приветствие нового клиента, обсуждение деловых вопросов или предложение советов. Напишите письмо клиента профессионально и сделайте его легким для чтения, с ясной целью, которую читатель поймет.
Используйте фирменный бланк. Большинство профессиональных предприятий используют фирменные бланки для всех писем, в том числе и для клиентов. Фирменный бланк содержит название фирмы, адрес и номер телефона.
Адрес письма. Когда вы пишете письмо клиенту, напишите его непосредственно человеку, указав его имя. Оно может начинаться со слова «Дорогой», за которым следует имя человека или слово «Кому». Вверху буквы укажите дату.
Начните письмо с краткого вступления. Держите вступление приятным и разговорным. Спасибо клиенту за использование вашей фирмы и укажите причину письма.
Разработайте тело письма. Эта часть письма содержит информацию для цели письма. Он может содержать советы или другую информацию, относящуюся к клиенту.
Избегайте использования терминов, которые понятен только профессионалу в вашей области. Юристы и бухгалтеры часто используют термины, которые являются специфическими для их области, но могут быть незнакомы клиентам. Выбирайте слова, понятные любому человеку, независимо от его происхождения.
Попросите клиента позвонить с вопросами. Приглашение связаться с фирмой для получения дополнительной помощи и информации является стандартной частью всех писем клиента.
Подпишите письмо. Включите свою подпись внизу письма и отправьте документ по почте вашему клиенту.
