Как настроить виртуальный офис. В глобальной среде рабочие места практически не имеют границ с сотрудниками по всему миру. С постоянно растущими ценами на недвижимость виртуальный офис стал привлекательным явлением для многих деловых людей. Компании могут быть расположены в определенном месте, но сотрудники ведут свои повседневные офисные дела из разных мест, таких как гостиница, кафе или дом.
Определите рабочий адрес вашего виртуального офиса. Это может быть номер почтового ящика или вы можете использовать службу почтовых ящиков CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) для получения корпоративно звучащего адреса.
Посмотрите на ваши варианты подключения. Есть несколько на выбор, будь то электронная почта, мобильные телефоны, онлайн-форумы, мессенджеры, VoIP и многое другое.
Подготовьте выбранное место для виртуального офиса к настройке. Отделка места и создать рабочую атмосферу, как вы хотели бы. Убедитесь, что имеется достаточно места для установки необходимой электроники, такой как компьютеры, факсы и телефонные линии.
Установите необходимое программное обеспечение на свои компьютеры в зависимости от ваших потребностей. Некоторые программы специально предназначены для веб-конференций, презентаций, планирования встреч и так далее. Это также хорошая идея, чтобы выбрать надежную антивирусную программу для защиты вашего компьютера от онлайн-атак.
Свяжитесь с поставщиком услуг телефонной связи и получите современную телефонную систему с функцией интерактивного голосового ответа (IVR), которая поможет вам управлять вызовами без необходимости быть на месте. Их встроенная технология поставляется по разумной цене, и они взимают плату только за фактическое использование.
Настройте средство интрасети, доступ к которому имеют только работодатели компании, для передачи информации, важных сообщений, файлов и документов или для входа в виртуальную частную сеть (VPN), чтобы передаваемый материал был полностью конфиденциальным. Отслеживайте, кто обращается к базе данных вашей организации, ведя журналы входа, выхода и доступа к информации.
Запланируйте свои официальные встречи с коллегами, клиентами или другими за чашкой кофе в месте, которое хорошо для всех. Если все ваши контакты не могут быть физически, вы можете организовать подключение с помощью веб-камер, мобильных телефонов и мессенджеров.
Удостоверьтесь, что ваши сотрудники регулярно отправляют табели учета рабочего времени. Систематически просматривайте эти расписания на основе приблизительного количества часов, необходимых для выполнения конкретных задач, чтобы контролировать непроизводительное время.
подсказки
-
Ряд бизнес-приложений представлен в виде «наборов», которые включают большинство программ, необходимых для настройки виртуального офиса, и даже больше. Некоторые из популярных пакетов - это Microsoft Office, Lotus, Corel и AppleWorks. Если у вас есть бюджет, предоставьте своим сотрудникам необходимые принадлежности, такие как ноутбук, мобильный телефон Wi-Fi, VoIP и другое оборудование. Тогда вы и ваша рабочая сила сможете эффективно соединиться.
Предупреждение
Регулярно создавайте резервные копии своих данных, чтобы избежать полного краха вашей повседневной деятельности в случае сбоя системы. Это может быть кошмарный сценарий действительно.
