Написание письма об отказе в официальном приглашении может быть непростым делом. Необходимо ответить так, чтобы приглашающее вас лицо или организация знали, что они не должны вас ожидать. Задача состоит в том, чтобы написать письмо таким образом, чтобы не обидеть или не заставить собеседника думать, что вы просто пытаетесь уйти от участия в их мероприятии. Тщательная формулировка и зоркий взгляд на детали гарантируют, что получатель получит сообщение в том духе, для которого он предназначен.
Начните письмо с отказа с приветствия. Решите, как вы хотите обратиться к получателю. Если это действительно формально и у вас нет повседневных отношений с человеком, обращайтесь к нему как к «мистеру» или "миссис" Используйте только имя в официальном письме, если вы уверены, что это приемлемо.
Будь честным. Не выдумывайте экстравагантных историй, объясняющих, почему вы не можете присутствовать. Скажите правду в краткой форме. Объясните в одном или двух предложениях причину, по которой вы не будете присутствовать. Используйте слова типа «с сожалением» или «к сожалению», чтобы указать, что вы хотите, чтобы ситуация могла быть иной.
Выразите свою благодарность за приглашение. Спасибо получателю за ваше мнение. Это гарантирует, что вы не будете окончательно удалены из списка для будущих событий.
Закройте свое письмо, выразив наилучшие пожелания получателю. Дайте ему знать, что вы надеетесь, что его мероприятие пройдет хорошо.
Закройте письмо «С уважением» или просто поблагодарите получателя еще раз. Подпишите свое имя ручкой. Это показывает, что вы лично нашли время на письмо. Напечатанное имя является слишком общим и может заставить хозяина думать, что вы слишком заняты, чтобы не торопиться с ответом на его приглашение.
Прочитайте письмо вслух. Убедитесь, что у вас есть тон, который вы хотите выразить. Внесите любые изменения, а затем отправьте письмо по почте.
Предупреждение
Честность - лучшая политика в отказе от приглашения. Вы не хотите быть пойманным на лжи, которая может разорвать хорошие деловые отношения.
