Большинство систем бухгалтерского учета предлагают отчеты об устаревании A / P (кредиторской задолженности), чтобы помочь менеджерам контролировать текущие обязательства. Этот отчет показывает, что компания должна, кому и как долго. Когда наличные деньги ограничены, принято планировать платежи по счетам в зависимости от срока их оплаты и не оплачивать все счета одновременно.
Значимость
Отчет об устаревании A / P не только помогает фирмам управлять денежными потоками, но и позволяет им воспользоваться скидками при досрочных платежах. Этот популярный отчет содержит подробную информацию, которую руководство может использовать при выявлении ошибок и несоответствий. Итоговое значение в отчете о старении обычно представляет собой общее текущее обязательство предприятия и должно соответствовать остатку к оплате в главной книге. Например, если в отчете о старении указано, что задолженность составляет 200 долларов, эта сумма должна быть также в главной книге. Если это не так, необходимы исследования для выявления проблем и их устранения.
Форматы
Отчеты о старении могут быть подготовлены поставщиком, датами выставления счета, датами оплаты и другими форматами. Наиболее распространенный стиль показывает названия поставщиков справа и четыре столбца с именами «в течение 30 дней», «между 30 и 60 днями», «между 61 и 90 днями» и «более 90 дней». Числа помещаются в эти столбцы в зависимости от того, как долго будет выставлен счет.Обычно этот отчет содержит столбец «Всего» справа, в котором суммируются все номера столбцов и рассчитывается общая сумма обязательств.
Анализ
Помимо обеспечения своевременной оплаты счетов, менеджеры используют отчет об устаревании A / P для анализа денежных потоков и того, как обязательства соотносятся с запасами и стоимостью проданных товаров. Финансовые коэффициенты могут быть полезны при анализе, например, соотношение дней к оплате, которое рассчитывается путем деления средней кредиторской задолженности на стоимость проданных товаров за день. Когда это соотношение слишком низкое или слишком высокое, самое время проанализировать старение и найти области, которые можно улучшить.
Соображения
Чтобы устаревшие отчеты предоставляли значимую информацию, данные, введенные в систему кредиторской задолженности, должны быть точными. Убедитесь, что предыдущие периоды закрыты, чтобы предотвратить внесение записей в неправильные периоды в прошлом. Кроме того, найдите дубликаты в основном файле кредиторской задолженности, что является распространенной проблемой в этой области, где поставщик может быть введен более одного раза. Некоторые системы позволяют легко объединять поставщиков, исправляя проблему дублирования записей. Используйте эту функцию, если она доступна, потому что альтернативой является передача данных вручную, что неэффективно.
